Công ty giữ giấy tờ gốc của nhân viên: Có vi phạm pháp luật không?

Trong quá trình tuyển dụng, không ít doanh nghiệp yêu cầu người lao động nộp bản gốc căn cước công dân, bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ tùy thân khác để "bảo đảm" người lao động sẽ gắn bó với công việc hoặc thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng lao động. Một số trường hợp, dù người lao động đã nhiều lần đề nghị nhưng doanh nghiệp vẫn không trả lại giấy tờ gốc, gây ảnh hưởng đến việc thực hiện các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính hoặc tìm kiếm công việc mới.

Vậy việc công ty giữ giấy tờ gốc của nhân viên có đúng quy định pháp luật hay không? Người lao động có quyền yêu cầu trả lại giấy tờ không? Nếu doanh nghiệp cố tình không thực hiện thì phải xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định của pháp luật hiện hành.

1. Công ty có được giữ giấy tờ gốc của người lao động không?

Câu trả lời là không.

Theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

Quy định này nhằm bảo đảm quyền tự do lao động của công dân, tránh tình trạng người lao động bị ràng buộc trái pháp luật hoặc bị hạn chế quyền lựa chọn việc làm do doanh nghiệp giữ các giấy tờ quan trọng.

Do đó, việc doanh nghiệp yêu cầu người lao động nộp bản chính căn cước công dân, hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ hành nghề hoặc các giấy tờ gốc khác để lưu giữ trong suốt thời gian làm việc là hành vi không phù hợp với quy định của pháp luật lao động.

2. Vì sao pháp luật cấm giữ giấy tờ gốc của người lao động?

2.1. Bảo đảm quyền tự do lựa chọn việc làm

Hiến pháp năm 2013 và Bộ luật Lao động năm 2019 đều ghi nhận quyền làm việc và quyền tự do lựa chọn nghề nghiệp, việc làm của công dân.

Nếu doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc, người lao động có thể gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính, giao kết hợp đồng lao động với đơn vị khác hoặc thực hiện các giao dịch cần xuất trình giấy tờ bản chính.

Việc cấm giữ giấy tờ gốc góp phần bảo đảm người lao động không bị ràng buộc trái với ý chí của mình.

2.2. Hạn chế tình trạng ép buộc người lao động tiếp tục làm việc

Trong thực tế, có những doanh nghiệp giữ bằng cấp hoặc căn cước công dân của người lao động nhằm gây áp lực, buộc họ không nghỉ việc hoặc phải tiếp tục làm việc dù đã có nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động.

Đây là hành vi không được pháp luật cho phép. Quan hệ lao động phải được duy trì trên cơ sở thỏa thuận, thiện chí và tuân thủ các quy định của pháp luật, không thể dựa vào việc giữ giấy tờ gốc để hạn chế quyền của người lao động.

3. Doanh nghiệp có được yêu cầu đặt cọc hoặc thế chấp tài sản để làm việc không?

Theo khoản 2 Điều 17 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động không được yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác để thực hiện hợp đồng lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đối với một số lĩnh vực đặc thù.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp yêu cầu người lao động nộp tiền đặt cọc, ký quỹ hoặc giao tài sản nhằm bảo đảm việc thực hiện hợp đồng lao động thì cần xem xét tính hợp pháp của yêu cầu đó trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành.

Đối với đa số quan hệ lao động thông thường, việc yêu cầu đặt cọc hoặc giao tài sản để bảo đảm thực hiện hợp đồng là không phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động.

4. Người lao động cần làm gì khi công ty giữ giấy tờ gốc?

4.1. Yêu cầu doanh nghiệp trả lại giấy tờ

Người lao động nên chủ động gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email đề nghị doanh nghiệp trả lại toàn bộ giấy tờ bản chính đã nộp.

Việc thực hiện bằng văn bản sẽ giúp lưu lại chứng cứ về quá trình yêu cầu, tạo cơ sở nếu sau này phát sinh tranh chấp hoặc cần làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ chủ động khắc phục khi nhận được yêu cầu và nhận thức được quy định của pháp luật.

4.2. Khiếu nại hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Nếu doanh nghiệp không trả lại giấy tờ hoặc tiếp tục giữ trái quy định, người lao động có thể thực hiện quyền khiếu nại hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật.

Tùy từng trường hợp cụ thể, người lao động cũng có thể yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

5. Doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc có thể bị xử lý như thế nào?

Hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động là hành vi bị pháp luật lao động nghiêm cấm.

Ngoài việc phải trả lại toàn bộ giấy tờ đã giữ, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động nếu đủ căn cứ và thuộc trường hợp bị xử phạt.

Trường hợp việc giữ giấy tờ gây thiệt hại thực tế cho người lao động thì tùy từng vụ việc, doanh nghiệp còn có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật nếu đáp ứng các điều kiện phát sinh trách nhiệm bồi thường.

6. Vai trò của luật sư khi doanh nghiệp giữ giấy tờ gốc của người lao động

Trên thực tế, nhiều người lao động không biết rằng việc doanh nghiệp giữ bản chính căn cước công dân, bằng cấp hoặc các giấy tờ quan trọng khác là hành vi bị pháp luật lao động cấm. Không ít trường hợp vì lo ngại ảnh hưởng đến công việc hoặc sợ bị gây khó khăn khi nghỉ việc mà người lao động chấp nhận để doanh nghiệp tiếp tục giữ giấy tờ trong thời gian dài. Khi đó, luật sư sẽ giúp người lao động đánh giá tính pháp lý của hành vi, xác định quyền và nghĩa vụ của các bên theo Bộ luật Lao động năm 2019 cũng như các văn bản pháp luật có liên quan.

Bên cạnh việc tư vấn quy định pháp luật, luật sư sẽ hỗ trợ soạn thảo văn bản yêu cầu doanh nghiệp trả lại giấy tờ gốc, hướng dẫn người lao động thu thập chứng cứ như biên bản giao nhận giấy tờ, email, tin nhắn, thông báo nội bộ hoặc các tài liệu khác để chứng minh việc doanh nghiệp đang giữ giấy tờ trái quy định. Trường hợp doanh nghiệp không tự nguyện khắc phục, luật sư sẽ tư vấn lựa chọn phương án phù hợp như khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền, yêu cầu xử lý vi phạm hành chính hoặc giải quyết tranh chấp lao động theo đúng trình tự pháp luật.

Trong quá trình giải quyết vụ việc, luật sư có thể đại diện hoặc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động khi làm việc với doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước về lao động hoặc Tòa án nếu phát sinh tranh chấp. Sự tham gia của luật sư ngay từ giai đoạn đầu không chỉ giúp người lao động hiểu rõ quyền của mình mà còn góp phần hạn chế rủi ro pháp lý, bảo đảm việc xử lý vụ việc đúng quy định, đồng thời nâng cao khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động một cách hiệu quả và kịp thời.

_________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Đoàn Ngọc Khánh; Ngày viết: 17/7/2026)

___________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: P401, Tầng 4, Tòa nhà đa năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website: https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn