Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Việc tổ chức sự kiện, hội thảo tại Việt Nam, đặc biệt là những sự kiện có quy mô lớn hoặc có yếu tố quốc tế, yêu cầu các doanh nghiệp hoặc tổ chức phải tuân thủ quy định pháp luật và thực hiện các thủ tục xin giấy phép từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

1. Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là văn bản pháp lý do cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp phép cho tổ chức, doanh nghiệp khi muốn tổ chức một sự kiện công cộng hoặc hội thảo. Văn bản này cho phép đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện các hoạt động cụ thể như hội thảo, triển lãm, hội nghị, chương trình văn hóa - giải trí, hội chợ thương mại, hoặc các hoạt động có quy mô lớn và tác động đến cộng đồng.

Giấy phép tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng và có mục đích như sau:

- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Giấy phép tổ chức sự kiện giúp các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp và không vi phạm các quy định về an ninh, trật tự, môi trường, và quyền lợi cộng đồng.

- Bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia: Việc tổ chức một sự kiện có giấy phép không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi của mình mà còn bảo vệ quyền lợi của khách tham dự, nhà tài trợ và các bên liên quan khác.

- Đảm bảo an toàn và trật tự: Cơ quan cấp phép sẽ xem xét các biện pháp an toàn, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, an ninh trật tự mà doanh nghiệp thực hiện, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn.

2. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Trên cơ sở các quy định pháp luật, hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo gồm các thành phần sau:

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc bản sao Quyết định thành lập doanh nghiệp: Đây là tài liệu chứng minh về tư cách pháp nhân của đơn vị tổ chức, dựa trên loại hình tổ chức mà đơn vị đang hoạt động.

- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện, hội thảo: Đơn này phải có tên của đơn vị tổ chức, đưa ra yêu cầu cụ thể để tổ chức sự kiện, đề cập đến thời gian và địa điểm dự kiến của sự kiện.

- Bản sao Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có): Đây là văn bản thể hiện cam kết của đơn vị tổ chức sự kiện đối với khách hàng, bao gồm các thông tin về dịch vụ cung cấp, chi phí, và các điều khoản và điều kiện khác liên quan.

- Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện: Nếu khách hàng của đơn vị tổ chức là cá nhân hoặc tổ chức, họ cần cung cấp giấy ủy quyền cho đơn vị tổ chức để đại diện cho họ trong quá trình tổ chức sự kiện.

- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo: Đây là tài liệu chi tiết về kế hoạch và nội dung của sự kiện, bao gồm chương trình, danh sách diễn giả, khách mời, kế hoạch tổ chức,...

- Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức: Nếu sự kiện được tổ chức tại một địa điểm thuê ngoài, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị hợp đồng thuê địa điểm quy định quyền và nghĩa vụ giữa đơn vị tổ chức và người cho thuê địa điểm tổ chức.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hình và lĩnh vực của sự kiện và các yêu cầu khác, đơn vị tổ chức sẽ cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ bổ sung.

Cụ thể, theo Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam thì hồ sơ xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế bao gồm:

- Công văn xin phép tổ chức;

- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;

- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;

- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

3. Trình tự, thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Trình tự thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cần tuân thủ theo các bước sau để đảm bảo tính hợp pháp và tổ chức suôn sẻ:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đơn vị tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ cần thiết như bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đơn xin cấp phép, nội dung sự kiện, hợp đồng thuê địa điểm (nếu có), và các giấy tờ khác liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ phải được nộp trước ít nhất 10 ngày so với ngày diễn ra sự kiện.

Đối với sự kiện thời trang, các bản phác thảo trang phục phải được duyệt trước 30 ngày.

Có ba phương thức nộp hồ sơ:

- Nộp trực tiếp: Đến cơ quan quản lý có thẩm quyền.

- Nộp qua bưu điện: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan chức năng nếu áp dụng.

- Nộp trực tuyến: Qua cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).

Bước 3: Cơ quan chức năng thẩm định hồ sơ

Thẩm định hồ sơ: Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và giải quyết.

Nếu hồ sơ hợp lệ: Cơ quan sẽ tiến hành thẩm định nội dung, kiểm duyệt chi tiết và cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.

Nếu hồ sơ không hợp lệ: Đơn vị tổ chức sẽ nhận thông báo văn bản yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.

Trong trường hợp đặc biệt, cơ quan chức năng có thể yêu cầu duyệt chương trình, lấy ý kiến của các cơ quan liên quan trước khi quyết định cấp phép.

Bước 4: Nhận Giấy phép tổ chức sự kiện

Sau khi hồ sơ được duyệt và đáp ứng các yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo cho đơn vị.

Trường hợp không cấp phép, cơ quan có trách nhiệm thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

4. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Đơn vị cấp giấy phép tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào mục đích cũng như tính chất của chương trình

- Bộ / Sở thông tin truyền thông:

Sự kiện họp báo, công bố, hoặc tuyên truyền

Sự kiện có sự tham gia của đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ

- Bộ / Ban chỉ huy quân sự / Bộ tư lệnh công binh / Tổng Cục (Cục) An ninh:

Sự kiện có sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa,…

Sự kiện có sự tham gia của chính phủ

- Sở văn hóa và thể thao du lịch:

Sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập,…

- Trung tâm bảo vệ quyền tác giả:

Sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và có đăng ký bản quyền

Ngoài ra, một số sự kiện nhỏ, được tổ chức tại trường học, hội chợ sẽ cần thông qua xét duyệt từ ban quản lý, hiệu trưởng hoặc chủ sở hữu địa điểm. Hoặc các chương trình tụ tập đông người, gây náo loạn đường phố nên báo cáo với trật tự an toàn đô thị để bảo đảm an toàn.

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Tiến Mạnh; Ngày viết: 24/10/2024)

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: [email protected]

Website: https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn

________________________________________________________