Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Hiện nay, việc tổ chức các sự kiện, hội thảo đã trở nên ngày càng phổ biến và có quy mô ngày càng lớn, vươn tầm quốc tế. Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện, đơn vị tổ chức phải tuân thủ các quy định và được sự chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thực tế là, do yêu cầu pháp luật phức tạp và một số khó khăn trong quá trình xin giấy phép, nhiều đơn vị tổ chức vẫn gặp phải những bất cập như chi phí cao, thời gian kéo dài và thiếu kinh nghiệm. Trước những khó khăn này, bài viết dưới đây của Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam sẽ cung cấp cho quý khách hàng thông tin dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.

1. Các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Đối với việc tổ chức các sự kiện, hội thảo quốc tế, thẩm quyền cấp phép tổ chức thuộc về các cơ quan sau:

(i) Thủ tướng Chính phủ có thẩm quyền cấp phép cho các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, mà thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc lãnh đạo cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế; các hội nghị, hội thảo có liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc bí mật nhà nước.

(ii) Thủ trưởng cơ quan Trung ương, cấp địa phương quyết định việc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình mà không thuộc các trường hợp cần phải xin phép Thủ tướng Chính phủ.

(iii) Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định của Bộ Chính trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.

Đối với việc tổ chức những sự kiện, hội thảo không có yếu tố nước ngoài thì tùy thuộc vào nội dung, lĩnh vực của sự kiện, hội thảo và thực tế văn bản hướng dẫn của từng địa phương (ví dụ Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh) mà thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức, sự kiện hội thảo thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở liên quan.

2. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Trên cơ sở các quy định pháp luật, hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo gồm các thành phần sau:

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc bản sao Quyết định thành lập doanh nghiệp: Đây là tài liệu chứng minh về tư cách pháp nhân của đơn vị tổ chức, dựa trên loại hình tổ chức mà đơn vị đang hoạt động.

- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện, hội thảo: Đơn này phải có tên của đơn vị tổ chức, đưa ra yêu cầu cụ thể để tổ chức sự kiện, đề cập đến thời gian và địa điểm dự kiến của sự kiện.

- Bản sao Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có): Đây là văn bản thể hiện cam kết của đơn vị tổ chức sự kiện đối với khách hàng, bao gồm các thông tin về dịch vụ cung cấp, chi phí, và các điều khoản và điều kiện khác liên quan.

- Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện: Nếu khách hàng của đơn vị tổ chức là cá nhân hoặc tổ chức, họ cần cung cấp giấy ủy quyền cho đơn vị tổ chức để đại diện cho họ trong quá trình tổ chức sự kiện.

- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo: Đây là tài liệu chi tiết về kế hoạch và nội dung của sự kiện, bao gồm chương trình, danh sách diễn giả, khách mời, kế hoạch tổ chức,...

- Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức: Nếu sự kiện được tổ chức tại một địa điểm thuê ngoài, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị hợp đồng thuê địa điểm quy định quyền và nghĩa vụ giữa đơn vị tổ chức và người cho thuê địa điểm tổ chức.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hình và lĩnh vực của sự kiện và các yêu cầu khác, đơn vị tổ chức sẽ cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ bổ sung.

Cụ thể, theo Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam thì hồ sơ xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế bao gồm:

- Công văn xin phép tổ chức;

- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;

- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;

- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

3. Trình tự thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

Để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo, đơn vị tổ chức cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền trước 10 ngày so với ngày diễn ra sự kiện. Đối với sự kiện thời trang biển diễn, phác thảo trang phục phải được duyệt trước ít nhất 30 ngày trước ngày diễn ra sự kiện.

Có 03 phương thức nộp:

- Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền

- Nộp qua đường bưu điện nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng thực hiện phương thức này

- Nộp qua mạng nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng phương thức này

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ và cấp giấy phép tổ chức sự kiện nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản để thông báo cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ được biết để điều chỉnh, bổ sung.

Trường hợp hồ sơ đã hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền thẩm định, xem xét nội dung hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo, thẩm định, kiểm duyệt nội dung hồ sơ, nội dung đề án tổ chức… và thực hiện cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo. Trường hợp không cấp Giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành có liên quan trước khi quyết định có cấp hay không cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.

Bước 4: Đơn vị tổ chức nhận Giấy phép tổ chức sự kiện.

4. Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo của Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

- Tư vấn các quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

- Tư vấn trình tự, thủ tục thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

- Hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thiện hồ sơ

- Soạn thảo hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo

- Thay mặt khách hàng tiến hành các thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Tư vấn các vấn đề khác liên quan đến việc xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.

Trên đây là một số thông tin về thủ tục xin cấp phép tổ chức sự kiện, hội thảo của Công ty chúng tôi. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và sự hiểu biết sâu sắc về quy định pháp luật, chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong quá trình xin cấp giấy phép, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể thư sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Lê Hồng Anh/243; Ngày viết: 04/08/2023)

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

ĐT: 0989.386.729; Email: [email protected].

Website: https://htc-law.com ; https://luatsuchoban.vn

Bài viết liên quan

- Những điều cần chú ý khi đăng ký thành lập doanh nghiệp