Khi nào doanh nghiệp bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?

Trong quá trình chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức hóa đơn được áp dụng phổ biến trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, hộ kinh doanh mới thành lập hoặc đơn vị đang trong quá trình chuyển đổi vẫn băn khoăn liệu khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, trường hợp nào được lập hóa đơn và việc không sử dụng hóa đơn điện tử có bị xử phạt hay không.

Việc hiểu đúng quy định về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về thuế mà còn hạn chế các rủi ro liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính và quản lý hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các quy định hiện hành về vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

1.1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Theo quy định của Luật Quản lý thuế năm 2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn được lập hợp pháp và là căn cứ để hạch toán kế toán, kê khai thuế, xác định nghĩa vụ tài chính cũng như giải quyết các tranh chấp phát sinh nếu có.

1.2. Mục đích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử nhằm tăng tính minh bạch trong quản lý thuế, giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn giấy, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu và thực hiện các thủ tục về thuế.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn góp phần hạn chế tình trạng sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp hoặc gian lận về thuế.

2. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

2.1. Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử

Theo Luật Quản lý thuế năm 2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có trách nhiệm lập hóa đơn để giao cho người mua theo đúng hình thức và thời điểm do pháp luật quy định.

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được áp dụng thống nhất trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định.

Điều này có nghĩa là khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc diện phải lập hóa đơn thì doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

2.2. Doanh nghiệp mới thành lập cũng thuộc đối tượng áp dụng

Doanh nghiệp mới thành lập không còn được tự lựa chọn sử dụng hóa đơn giấy như trước đây.

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký thuế và đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn phục vụ hoạt động kinh doanh.

Việc lập hóa đơn khi chưa thực hiện đúng thủ tục đăng ký hoặc sử dụng sai hình thức hóa đơn có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.

2.3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong một số trường hợp cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử

Không chỉ doanh nghiệp, một số hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Việc áp dụng cụ thể sẽ phụ thuộc vào phương pháp khai thuế, quy mô hoạt động và các quy định hướng dẫn của cơ quan thuế đối với từng nhóm đối tượng.

3. Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế?

3.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua.

Đây là loại hóa đơn được áp dụng đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm tăng cường công tác quản lý thuế và kiểm soát dữ liệu hóa đơn.

3.2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Một số doanh nghiệp đáp ứng điều kiện theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Việc áp dụng loại hóa đơn này phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, mức độ đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, mức độ tuân thủ pháp luật thuế và các tiêu chí khác do cơ quan thuế xem xét theo quy định hiện hành.

4. Không sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định có bị xử phạt không?

4.1. Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính

Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn không đúng quy định về hình thức, nội dung, thời điểm thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung).

Ngoài hình thức phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

4.2. Có thể ảnh hưởng đến việc kê khai và khấu trừ thuế

Việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ kế toán, việc kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như quyền khấu trừ thuế đầu vào hoặc xác định chi phí được trừ khi tính thuế.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ quy trình lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử để bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?

5.1. Lập hóa đơn đúng thời điểm

Pháp luật quy định thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào từng loại giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Việc lập hóa đơn quá sớm hoặc quá muộn đều có thể bị xem xét xử lý nếu không thuộc trường hợp được pháp luật cho phép. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo từng giao dịch cụ thể.

5.2. Bảo đảm nội dung hóa đơn đầy đủ, chính xác

Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác thông tin người mua, mã số thuế, hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và các thông tin bắt buộc khác trước khi phát hành hóa đơn nhằm hạn chế việc phải xử lý hóa đơn có sai sót.

5.3. Lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo đúng quy định

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán và chứng từ thuế quan trọng. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện việc lưu trữ dữ liệu điện tử, bảo đảm khả năng tra cứu, cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu và tuân thủ thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

6. Vai trò của luật sư trong việc tư vấn sử dụng hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn liên quan trực tiếp đến pháp luật về thuế, kế toán, giao dịch điện tử và quản trị doanh nghiệp. Chỉ một sai sót trong việc đăng ký sử dụng, xác định thời điểm lập hóa đơn hoặc xử lý hóa đơn có sai sót cũng có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc phát sinh tranh chấp với khách hàng và cơ quan quản lý.

Luật sư có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quy trình phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trên cơ sở Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung) cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành. Đồng thời, luật sư sẽ tư vấn xác định đúng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thời điểm bắt buộc lập hóa đơn đối với từng loại giao dịch và cách xử lý các trường hợp hóa đơn lập sai, điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế hoặc giải quyết tranh chấp liên quan đến hóa đơn, luật sư có thể đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đánh giá hồ sơ, chứng từ và tư vấn phương án xử lý phù hợp nhằm hạn chế các rủi ro pháp lý. Việc có sự đồng hành của luật sư ngay từ giai đoạn xây dựng quy trình quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tính tuân thủ, giảm thiểu nguy cơ vi phạm, đồng thời bảo đảm hoạt động kế toán, thuế và kinh doanh được thực hiện đúng quy định của pháp luật hiện hành.

_________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Đoàn Ngọc Khánh; Ngày viết: 01/7/2026)

___________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tòa nhà đa năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website: https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn