English 
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP CÓ PHẢI BẮT BUỘC PHẢI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HAY KHÔNG?
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP CÓ PHẢI BẮT BUỘC PHẢI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HAY KHÔNG?
Câu hỏi:
Tôi nghe thông tin rằng bắt đầu từ ngày 01/11/2018, thuế yêu cầu tất cả các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơm điện tử. Lâu nay tôi mới chỉ biết tới hóa đơn giấy và hóa đơn in kim nên chưa hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì? Rất mong được giải đáp từ luật sư. Tôi xin chân thành cảm ơn.
Trả lời:
I. Cơ sở pháp lý
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
II. Nội dung tư vấn
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử gồm hai loại: có mã của cơ quan thuế (hỏa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua); hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế).
Lợi ích từ việc sử dụng hóa đơn điện tử:
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn,..)
- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
- Khắc phục rủi ro làm mất hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Do hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn là khó xảy ra.
2. Áp dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Điều 12 Nghị định 119/2019/NĐ-CP quy định như sau:
“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
4. Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
5. Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
6. Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại khoản 4 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
7. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể việc thực hiện đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp rủi ro cao về thuế; kết nối chuyển dữ liệu điện tử từ các ngân hàng thương mại hoặc cổng thanh toán điện tử quốc gia với cơ quan thuế; hướng dẫn việc cấp và khai xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và các nội dung khác cần thiết theo yêu cầu quản lý.”
3. Hóa đơn điện tử có áp dụng bắt buộc đối với các doanh nghiệp hay không?
Theo nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì việc sử dụng hóa đơn điện tử chỉ mang tính khuyến kích các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ áp dụng. Tuy nhiên Nghị định 119/2018 NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2018 thì việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là bắt buộc, và việc sử dụng bắt buộc này có theo lộ trình được quy định chi tiết trong Nghị định. Theo đó thì hạn cuối bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử là 01/11/2020. Và khi đó thì các nghị định trên cũng sẽ hết hiệu lực thi hành.
Khoản 3 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định:
“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”
Như vậy, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh phải bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP hạn cuối 01/11/2020.
4. Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn hóa đơn đặt in, hóa đơn tự thì việc chuyển đổi sẽ theo lộ trình như thế nào?
Theo như nghị định và thông tư về hóa đơn điện tử hiện hành thì việc áp dụng hóa đơn điện tử.
Với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự tin hay mua hóa đơn của Cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (trước ngày 01/11/2018) thì:
- Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020.
-Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử:
Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện và hạ tầng công nghệ thông tin thì chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng cơ sở kinh doanh phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 phụ lục bàn hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sơ kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải rên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Và từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 mà không được sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ.
Do tính đặc thù của việc kết nối dữ liệu, quy trình sử dụng hóa đơn điện tử khác so với phương thức hóa đơn giấy, doanh nghiệp nên thực hiên hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 để đàm bảo việc kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
Trên đây là những ý kiến của chúng tôi. Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hân hạnh đồng hành cùng khách hàng trong việc giải quyết mọi vấn đề pháp lý. Hãy liên hệ với chúng tôi để được sử dụng dịch vụ tư vấn một cách tốt nhất.
(Nguyễn Hoa)
Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam
Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.
ĐT: 0989.386.729; Email: [email protected]
Website: https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn
---------------------------------------------
Xem thêm bài viết có liên quan:
Tư vấn mua, sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Tư vấn, thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
