Không ký hợp đồng lao động có bị phạt không? Mức xử phạt mới nhất người sử dụng lao động cần biết

Đây là suy nghĩ mà nhiều doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh vẫn đang mắc phải. Không ký hợp đồng lao động vẫn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính, truy đóng bảo hiểm xã hội và phát sinh nhiều tranh chấp pháp lý. Vậy pháp luật quy định như thế nào, mức xử phạt ra sao và trong những trường hợp nào doanh nghiệp bắt buộc phải ký hợp đồng lao động? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành, những rủi ro pháp lý có thể gặp phải và giải pháp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động.

1. Hợp đồng lao động là gì ?

Khái niệm về Hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 13 Bộ luật Lao động 2019:

Hợp đồng lao động

- Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.

- Trước khi nhận người lao động vào làm việc thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động.

Theo đó, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Ý nghĩa của hợp đồng lao động:

- Đối với Người lao động: Hợp đồng lao động là phương tiện pháp lý quan trọng để thực hiện quyền làm việc và quyền tự do việc làm của mình. Trong thời kinh tế thị trường, hoạt động lao động trong xã hội là các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đây cũng là lĩnh vực sử dụng lao động nhiều nhất. Hợp đồng lao động là phương tiện để người lao động tự do lựa chọn thay đổi việc làm, nơi làm việc phù hợp với khả năng, sở thích và nhu cầu của mình.

- Đối với Người sử dụng lao động: Hợp đồng lao động là phương tiện pháp lý quan trọng để người sử dụng lao động thực hiện quyền tự chủ trong thuê mướn và sử dụng lao động. Trong khuôn khổ pháp luật cho phép, người sử dụng lao động có thể thoả thuận với người lao động các nội dung cụ thể của quan hệ lao động cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Các bên cũng có thể thỏa thuận thay đổi nội dung hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận để chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn.

2. Hình thức hợp đồng lao động

Hình thức hợp đồng lao động được quy định tại Điều 14 Bộ luật lao động 2019

- Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

- Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.

3. Chỉ trả lương nhưng không ký hợp đồng lao động có được coi là quan hệ lao động không?

Câu trả lời là có, nếu đáp ứng các dấu hiệu của quan hệ lao động theo quy định của pháp luật. Theo Khoản 1 Điều 13 Bộ luật lao động 2019 thì sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên

Đặc biệt, pháp luật cũng quy định rằng nếu các bên thỏa thuận bằng một tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động.

Vì vậy, việc doanh nghiệp chỉ trả lương nhưng không ký hợp đồng lao động không đồng nghĩa với việc được miễn các nghĩa vụ pháp lý. Khi có tranh chấp hoặc bị thanh tra, cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào quá trình làm việc thực tế để xác định quan hệ lao động và xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Không ký hợp đồng lao động có bị xử phạt không ?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

Đối với người sử dụng lao động:

- Phạt tiền từ 2 triệu đồng - 5 triệu đồng: vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Phạt tiền từ 5 triệu đồng - 10 triệu đồng: vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Phạt tiền từ 10 triệu đồng - 15 triệu đồng: vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

- Phạt tiền từ 15 triệu đồng - 20 triệu đồng: vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

- Phạt tiền từ 20 triệu đồng - 25 triệu đồng: vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Tuy nhiên đây chỉ là mức phạt đối với cá nhân, trường hợp là các tổ chức theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì sẽ chịu phạt gấp 02 lần mức phạt nêu trên.

Ngoài ra, người sử dụng lao động còn bị buộc thực hiện biện pháp khắc phục là phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động.(khoản 3 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)

Đối với người lao động:

- Mất các quyền lợi : Người lao động sẽ không được bảo vệ đầy đủ các quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ khác khi không có HĐLĐ.

- Khó khăn khi tranh chấp: Khi xảy ra mâu thuẫn hay tranh chấp lao động, người lao động sẽ rất khó để chứng minh mối quan hệ lao động và yêu cầu bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.

5. Những trường hợp nào doanh nghiệp bắt buộc phải ký hợp đồng lao động.

Trường hợp 1: Hợp đồng lao động sử dụng người lao động dưới 15 tuổi: Căn cứ theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 145 Bộ luật lao động 2019

- Khi sử dụng người chưa đủ 15 tuổi làm việc, người sử dụng lao động phải tuân phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó.

Trường hợp 2: Hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình: Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 162 Bộ luật lao động năm 2019

- Người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với lao động là người giúp việc gia đình.

Trường hợp 3: Hợp đồng lao động theo mùa vụ được giao kết nhóm qua ủy quyền: Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019

- Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.

Trường hợp 4: Hợp đồng lao động giao kết với những người lao động khác có thời hạn từ 01 tháng trở lên: Căn cứ theo quy định tại Điều 14 Bộ luật lao động 2019

6. Giải pháp hạn chế rủi ro khi không ký hợp đồng lao động

Để hạn chế các rủi ro pháp lý và tránh bị xử phạt, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện một số giải pháp sau:

- Ký hợp đồng lao động đúng thời điểm và đúng hình thức theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

- Rà soát hồ sơ lao động định kỳ, bảo đảm đầy đủ hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các tài liệu liên quan.

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với người lao động thuộc diện bắt buộc.

- Lưu giữ hồ sơ, chứng từ và tài liệu liên quan đến quá trình làm việc để làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp.

- Tham khảo ý kiến luật sư khi xây dựng hợp đồng lao động hoặc xử lý các vấn đề pháp lý về lao động nhằm bảo đảm tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro.

7. Luật sư đóng vai trò gì khi doanh nghiệp không ký hợp đồng lao động?

Luật sư giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu đúng quy định về không ký hợp đồng lao động, tư vấn phương án xử lý phù hợp, rà soát hồ sơ, soạn thảo hợp đồng lao động đúng quy định và hỗ trợ giải quyết tranh chấp nếu phát sinh. Đồng thời, luật sư cũng đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng khi làm việc với cơ quan nhà nước hoặc tham gia tố tụng tại Tòa án.

Kết luận:

Việc không ký hợp đồng lao động không chỉ tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính mà còn có thể dẫn đến nhiều rủi ro về bảo hiểm xã hội, quyền lợi của người lao động và các tranh chấp pháp lý. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động giao kết hợp đồng lao động đúng quy định ngay từ khi người lao động bắt đầu làm việc để bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế những hậu quả không đáng có.

Nếu bạn đang gặp vướng mắc liên quan đến không ký hợp đồng lao động hoặc cần tư vấn về pháp luật lao động, Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ rà soát hồ sơ, tư vấn phương án xử lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và đúng quy định của pháp luật.

_________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Lê Trang Nhung; Ngày viết: 9/7/2026)

___________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà đa năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website:https://htcvn.vn;https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn