Nội quy lao động là gì? Doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành khi nào?

Nội quy lao động là một trong những căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập kỷ luật lao động, quản lý người lao động và phòng ngừa các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ khi nào bắt buộc phải ban hành nội quy lao động. Dựa trên nhu cầu của thị trường, công ty Luật TNHH HTC Việt Nam sẽ cung cấp những kiến thức cho quý khách về nội quy lao động là gì và doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành khi nào.

1. Khái niệm và đặc điểm Nội quy lao động

1.1. Khái niệm

“Nội quy lao động” là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc xử sự mà người lao động phải tuân thủ khi làm việc và các hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất tương ứng. Đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp duy trì trật tự và xử lý các trường hợp vi phạm một cách minh bạch.

1.2. Đặc điểm

Từ khái niệm trên, ta có thể rút ra những đặc điểm về nội quy lao động như sau:

- Thứ nhất, hình thức của nội quy lao động là văn bản, nơi chứa dụng những nội dung, quy định mà người sử dụng lao động đặt ra

- Thứ hai, nội dung của nội quy lao động là những quy định chung, những quy tắc mà người sử dụng lao động đặt ra để điều chỉnh hành vi người lao động

- Thứ ba, nội quy lao động có nội dung thống nhất với các quy định của pháp luật nói chung và pháp luật lao động nói chung. Người sử dụng lao động có quyền ban hành văn bản nội quy lao động những những quy định trong đó phải phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành nội quy lao động khi nào?

Pháp luật nước ta hiện nay quy định đối với những doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên cần phải ban hành Nội quy lao động. Theo khoản 1 Điều 118 Bộ Luật Lao động 2019 quy định:

“Điều 118. Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.”.

Như vậy, công ty bắt buộc phải có nội quy lao động tuy nhiên việc ban hành thành văn bản chỉ áp dụng đối với công ty có từ 10 người lao động trở lên. Với các đơn vị sử dụng ít hơn 10 người lao động thì không nhất thiết phải lập ra nội quy lao động. Những đơn vị này, kỷ luật lao động thường được thể hiện qua yêu cầu, mệnh lệnh của người sử dụng lao động trên cơ sở quy định của pháp luật.

Ngược lại, những đơn vị sử dụng từ 10 người lao động trở lên (số lao động sử dụng tương đối nhiều, chủ yếu trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức), người sử dụng lao động cần ban hành nội quy để làm cơ sở ràng buộc người lao động thực hiện nghĩa vụ lao động, đồng thời sử dụng những quy tắc làm việc chung cho nhiều người lao động này một cách lâu dài. Từ đó có thể thể hiện sự phù hợp với thực tiễn sử dụng lao động ở nước ta, ngoài ra còn thể hiện được sự phù hợp với pháp luật thế giới.

3. Những lưu ý khi xây dựng nội quy lao động

Việc xây dựng nội quy lao động sao cho dễ hiểu, hợp lý để các bên trong quan hệ lao động có thể thực hiện nghiêm chỉnh, đồng thời cũng phải đảm các yêu cầu của pháp luật.

Thứ nhất, về hình thức nội quy lao động. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Khi người sử dụng lao động có ít hơn 10 người lao động thì nội quy có thể bằng miệng, tuy nhiên để đảm bảo thực hiện tốt hơn thì người sử dụng lao động vẫn nên lập nội quy thành văn bản.

Thứ hai, nội dung của nội quy lao động không được trái với các quy định của pháp luật và phải có những nội dung cơ bản mà pháp luật lao động quy định, bao gồm:

- Quy định về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi. Đối với nội dung này, nội quy lao động cần phải nêu lên được Quy định của công ty về thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; các ca làm việc; thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng ca làm; quy định đối với việc làm thêm giờ, tăng ca; Thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; Nghỉ chuyển ca; Ngày nghỉ hàng tuần và Nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

- Trật tự tại nơi làm việc. Đối với nội dung này, nội quy lao động của công ty cần phải làm rõ được Phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; Văn hóa ứng xử, trang phục của người lao động; và yêu cầu người lao động tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp có thể nhìn thấy rõ các nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa đến nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của người lao động).

- An toàn lao động, vệ sinh lao động. Vấn đề an toàn lao động, vệ sinh nơi làm việc cũng cần được chú trọng và quy định rõ ràng, chặt chẽ. Nêu lên được trách nhiệm của người lao động cần phải nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; Chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn, tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn về an toàn lao động, vệ sinh lao động.

- Quy định về phòng và chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; các trình tự và thủ tục để xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Liệt kê được những quy chuẩn xác định hành vi có yếu tố quấy rối tình dục tại nơi làm việc, đưa ra các biện pháp xử lý, kỷ luật và bồi thường thiệt hại cho nạn nhân và các biện pháp khắc phục hậu quả.

- Vấn đề bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp, bí mật công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động. Bí mật kinh doanh được hiểu là thông tin thu được từ các hoạt động đầu tư tài chính, trí tuệ, các thông tin này chưa được bộc lộ và có khả năng sử dụng trong kinh doanh. Mọi doanh nghiệp đều có bí mật kinh doanh của riêng mình. Do vậy bảo mật là một trong những điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể hoạt động ổn định, từ đó mà nội quy lao động cần phải đưa ra những quy định về việc bảo mật bí mật doanh nghiệp để người lao động có căn cứ xác định những nội dung được coi là bí mật doanh nghiệp và chế tài xử lý khi vi phạm.

- Trường hợp người sử dụng lao động được phép được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động. Theo quy định của pháp luật, người sử dụng lao động không được tự ý chuyển người lao động làm việc khác, khi tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động quy định thì phải báo cho người lao động biết trước ít nhất 03 ngày làm việc, thông báo rõ về thời hạn người lao động cần làm tạm thời và bố trí công việc phù hợp với sức khỏe cũng như, giới tính của người lao động. Do vậy, các quy định trong nội quy lao động cũng cần phải nêu rõ điều kiện chuyển việc làm để người lao động hiểu rõ.

- Các hành vi được coi là vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng. Bên cạnh những quy định về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động trong môi trường doanh nghiệp, người lao động cần phải làm rõ về các hành vi được coi là vi phạm kỷ luật lao động và các biện pháp xử lý kỷ luật tương ứng theo đúng quy định của pháp luật để người lao động nắm rõ.

- Trách nhiệm vật chất. Trách nhiệm về vật chất trong luật lao động được hiếu là trách nhiệm về mặt pháp lý do người sử dụng lao động áp dụng đối với người lao động bằng cách bắt họ phải bồi thường những thiệt hại về tài sản do hành vi vivỉ phạm kỷ luật lao động gây ra. Bằng cách đưa ra những quy định về trách nhiệm vật chất này, người lao động và người sử dụng lao động sẽ có cơ sở, căn cứ để giải quyết các vấn đề liên quan đến tài sản, vật chất trong quá trình làm việc với nhau.

- Người có thẩm quyền theo quy định pháp luật về việc xử lý kỷ luật lao động. Bên cạnh việc đưa ra những hành vi và biện pháp xử lý kỷ luật người lao động, người sử dụng lao động cũng cần phải xác định rõ trong nội quy lao động những đối tượng là người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động để tránh những tình huống tranh chấp không đáng có về sau

Thứ ba, nội dung của nội quy lao động phải được tham vấn trước. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Điều này là để tránh người sử dụng lao động đặt ra quá nhiều điều khoản gây bất lợi cho người lao động, đảm bảo yếu tố hài hòa, cân bằng lợi ích cả bên

Thứ tư, nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Nói cách khác, nội quy lao động phải được phổ biến, dễ dàng thấy được để thực hiện theo.

4. Vai trò của việc xây dựng Nội quy lao động

- Nội quy lao động là căn cứ và là cơ sở để thực hiện các công việc kỷ luật lao động.

- Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

- Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

_________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Nguyễn Mai Ninh; Ngày viết: 5/7/2026)

___________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: P401, Tầng 4, Tòa nhà đa năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website: https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn