Hợp đồng điện tử: Giá trị chứng cứ khi ra Tòa án tranh chấp

Không ít người cho rằng hợp đồng điện tử “yếu” hơn hợp đồng giấy. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không bị phủ nhận chỉ vì được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử. Vấn đề quan trọng không nằm ở việc giao dịch được thực hiện “online” hay “offline”, mà nằm ở khả năng xác định chủ thể giao dịch, nội dung thỏa thuận và tính toàn vẹn của dữ liệu khi xảy ra tranh chấp. Theo Luật Giao dịch điện tử hiện hành, Bộ luật Dân sự 2015 và các quy định tố tụng liên quan, dữ liệu điện tử hoàn toàn có thể được sử dụng làm chứng cứ trước Tòa án nếu đáp ứng điều kiện luật định.

1. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?

1.1. Pháp luật công nhận giá trị của hợp đồng điện tử

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất là cho rằng hợp đồng điện tử chỉ mang tính “tham khảo” hoặc khó được công nhận khi xảy ra tranh chấp. Trên thực tế, pháp luật hiện hành thừa nhận dữ liệu điện tử có giá trị như văn bản nếu thông tin trong dữ liệu đó có thể truy cập, sử dụng và kiểm tra được khi cần thiết. Điều này đồng nghĩa với việc hợp đồng được xác lập qua email, nền tảng điện tử hoặc hệ thống giao dịch online vẫn có thể làm phát sinh đầy đủ quyền và nghĩa vụ pháp lý nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự.

Nói cách khác, pháp luật không đánh giá giá trị của hợp đồng dựa trên việc “có giấy hay không”, mà đánh giá dựa trên khả năng xác thực và chứng minh của dữ liệu giao dịch.

1.2. Không phải mọi “thỏa thuận online” đều tự động an toàn

Dù pháp luật công nhận hợp đồng điện tử, nhưng không phải mọi giao dịch online đều có giá trị chứng cứ như nhau.

Trong thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh do các bên chỉ trao đổi qua tin nhắn rời rạc, không xác định rõ chủ thể giao dịch hoặc không lưu trữ đầy đủ nội dung thỏa thuận. Có trường hợp giao dịch được thực hiện qua tài khoản cá nhân, email không xác minh hoặc nền tảng không đủ khả năng lưu vết và đối chiếu dữ liệu sau này.

Điều này dẫn đến tình trạng khi tranh chấp xảy ra, một bên phủ nhận giao dịch hoặc phủ nhận việc mình là người thực hiện xác nhận điện tử.

2. Khi ra Tòa, hợp đồng điện tử được đánh giá như thế nào?

2.1. Giá trị chứng cứ phụ thuộc vào khả năng xác minh dữ liệu

Khi giải quyết tranh chấp, Tòa án không chỉ xem xét việc “có file hợp đồng hay không”, mà còn đánh giá khả năng xác minh nguồn gốc và tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử.

Thông thường, các yếu tố được xem xét bao gồm cách thức dữ liệu được tạo lập, gửi nhận và lưu trữ; khả năng xác định chủ thể giao dịch; khả năng kiểm tra việc dữ liệu có bị chỉnh sửa hay không; cũng như độ tin cậy của hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử.

Điểm quan trọng là: một hợp đồng điện tử có thể được công nhận về mặt pháp lý, nhưng giá trị chứng minh mạnh hay yếu sẽ phụ thuộc rất lớn vào cách dữ liệu được tạo lập và lưu giữ ngay từ đầu.

2.2. Tin nhắn, email, file scan có phải chứng cứ không?

Trong thực tế, nhiều giao dịch không có hợp đồng điện tử hoàn chỉnh mà chỉ tồn tại dưới dạng email, tin nhắn hoặc file scan thể hiện nội dung thỏa thuận giữa các bên.

Theo quy định tố tụng hiện hành, các dữ liệu này vẫn có thể được xem xét là chứng cứ nếu được thu thập hợp pháp và có khả năng xác minh nguồn gốc. Tuy nhiên, giá trị chứng minh của từng loại dữ liệu sẽ không hoàn toàn giống nhau.

Ví dụ, email giao dịch có lịch sử trao đổi rõ ràng, thể hiện đầy đủ quá trình xác lập và thực hiện hợp đồng thường có giá trị chứng minh cao hơn so với các ảnh chụp màn hình hoặc tin nhắn rời rạc không xác định được người gửi, thời điểm gửi hoặc tính nguyên vẹn của dữ liệu.

Điều này lý giải vì sao trong nhiều vụ tranh chấp, vấn đề không nằm ở việc “có dữ liệu hay không”, mà nằm ở việc dữ liệu đó có đủ độ tin cậy để Tòa án chấp nhận hay không.

2.3. Chữ ký điện tử và chữ ký số ảnh hưởng thế nào đến giá trị chứng cứ?

Một yếu tố rất quan trọng trong hợp đồng điện tử là khả năng xác định người ký hoặc người xác nhận giao dịch.

Trong thực tế, chữ ký số hoặc các cơ chế xác thực điện tử đáng tin cậy thường giúp tăng đáng kể giá trị chứng minh của hợp đồng. Ngược lại, nếu giao dịch chỉ được xác nhận bằng thao tác đơn giản hoặc thông tin không đủ khả năng định danh chủ thể, nguy cơ phát sinh tranh chấp sẽ cao hơn rất nhiều.

Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch thương mại, hợp đồng có giá trị lớn hoặc các giao dịch cần xác định chính xác thời điểm xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên.

3. Những rủi ro thường gặp khi sử dụng hợp đồng điện tử

3.1. Không lưu trữ đầy đủ dữ liệu giao dịch

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất trong thực tế.

Nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân chỉ lưu file hợp đồng mà không lưu lịch sử email, dữ liệu xác nhận, log hệ thống hoặc thông tin thể hiện quá trình thực hiện giao dịch. Đến khi tranh chấp phát sinh, việc chứng minh nguồn gốc và tính toàn vẹn của dữ liệu trở nên rất khó khăn.

Trong môi trường điện tử, khả năng lưu trữ và đối chiếu dữ liệu thường quan trọng không kém nội dung của chính hợp đồng.

3.2. Sử dụng nền tảng giao dịch thiếu cơ chế xác thực

Một số giao dịch được thực hiện qua các nền tảng không có cơ chế xác minh người dùng rõ ràng hoặc không lưu vết đầy đủ quá trình xác nhận giao dịch.

Điều này dẫn đến rủi ro lớn khi một bên phủ nhận việc đã ký kết hoặc cho rằng tài khoản bị sử dụng trái phép. Trong nhiều trường hợp, việc không chứng minh được người trực tiếp thực hiện giao dịch khiến quá trình giải quyết tranh chấp trở nên phức tạp hơn đáng kể.

3.3. Nhầm lẫn giữa “thuận tiện” và “an toàn pháp lý”

Không ít người cho rằng chỉ cần giao dịch online là đã “đủ pháp lý”. Tuy nhiên, tính thuận tiện của môi trường điện tử không đồng nghĩa với việc mọi giao dịch đều an toàn về mặt chứng cứ.

Một hợp đồng điện tử có thể được lập rất nhanh, nhưng nếu không có cơ chế xác thực phù hợp, không lưu trữ đầy đủ dữ liệu hoặc không xây dựng quy trình giao kết rõ ràng, rủi ro tranh chấp về sau vẫn rất lớn.

4. Làm gì để tăng giá trị chứng cứ của hợp đồng điện tử?

4.1. Sử dụng cơ chế xác thực rõ ràng ngay từ đầu

Các bên nên ưu tiên sử dụng phương thức xác thực có khả năng định danh chủ thể rõ ràng như chữ ký số, tài khoản doanh nghiệp hoặc hệ thống xác thực điện tử có lưu vết giao dịch.

Điều này giúp hạn chế đáng kể nguy cơ bị phủ nhận giao dịch khi xảy ra tranh chấp.

4.2. Lưu trữ đầy đủ dữ liệu và lịch sử giao dịch

Ngoài file hợp đồng, cần lưu giữ toàn bộ dữ liệu liên quan như email trao đổi, lịch sử xác nhận, log hệ thống hoặc dữ liệu thể hiện quá trình thực hiện nghĩa vụ giữa các bên.

Trong nhiều vụ việc, chính các dữ liệu đi kèm này lại là yếu tố quyết định giá trị chứng minh của hợp đồng điện tử.

4.3. Xây dựng quy trình giao kết và lưu trữ chuyên nghiệp

Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng hợp đồng điện tử không nên chỉ dừng ở việc “ký online”, mà cần có quy trình giao kết, xác nhận, lưu trữ và kiểm soát dữ liệu rõ ràng.

Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật, mà còn là cơ chế quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp trong tương lai.

____________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Nguyễn Ngọc Châm; Ngày viết: 29/04/2026)

____________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website:https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn