Hồ sơ thành lập doanh nghiệp gồm những giấy tờ gì?

Sau khi đã chuẩn bị xong nội dung pháp lý giai đoạn chuẩn bị thành lập doanh nghiệp, người thực hiện thủ tục cần chuẩn bị hồ sơ cần thiết phục vụ cho quá trình đăng ký. Mỗi hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có những giấy tờ khác nhau. Dưới đây là những loại hồ sơ phổ biến mà hầu hết các tổ chức, cá nhân muốn thành lập công ty đều phải chuẩn bị:

1. Giấy đề nghị đăng ký công ty

Giấy đề nghị đăng ký công ty là văn bản với nội dung gửi đến cơ quan thẩm quyền (sở đăng ký kinh doanh) đề nghị đăng ký công ty (doanh nghiệp mới).

Trong danh sách tài liệu cần có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp sử dụng phụ lục I – 1, đến I – 4 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP; Các danh sách cần dùng cũng được quy định chi tiết tại Phụ lục nghị định này.

2. Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là bản thỏa thuận giữa những người chủ sở hữu công ty với nhau, là sự cam kết, ràng buộc các thành viên trong một luật lệ chung, được soạn thảo căn cứ trên những khuôn mẫu chung của pháp luật, để ấn định các nguyên tắc về cách thức thành lập, quản lý, hoạt động và giải thể của doanh nghiệp. Điều lệ công ti được xây dựng từ sự thoả thuận tự nguyện của các thành viên trên cơ sở không trái với quy định của pháp luật. Bởi vậy, các quy định của điều lệ có giá trị bắt buộc thi hành đối với công ti và các thành viên của nó. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về những nội dung bắt buộc phải có của điều lệ công ty.

Mẫu nội dung điều lệ công ty được quy định trong các thông tư hướng dẫn (gần nhất là Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp).

3. Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn

Tổ chức, cá nhân cần chuẩn bị 1 bản danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần). Bản danh sách này liệt kê rõ thông tin của từng thành viên/cổ đông cũng như tỷ lệ vốn góp trong công ty mà bạn muốn đăng ký. Trong danh sách thường có nội dung về họ và tên/tên công ty, số CMND/giấy ĐKKD, ngày cấp, quốc tịch, lượng cổ phần/vốn góp, tỷ lệ, tổng cộng…

Danh sách cổ đông căn cứ vào các nội dung cần có theo quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020 và mẫu danh sách tham khảo tại Mục I Danh mục ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

4. Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn

Sau khi đã có bản danh sách, cá nhân, tổ chức thành lập doanh nghiệp cần chuẩn chuẩn bị bản sao của một trong các giấy tờ sau đối với mỗi thành viên/cổ đông (còn hạn sử dụng): Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu.

Việc chọn lựa ai sẽ là thành viên (cổ đông) của công ty sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên số lượng thành viên và cổ đông sẽ được quy định bởi loại hình doanh nghiệp.

5. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài

Trong trường hợp công ty thành có vốn góp từ thành viên, cổ đông là người nước ngoài thì cần phải có Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư còn hiệu lực sử dụng.

6. Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức

Nếu thành viên góp vốn là tổ chức trong nước thì cần nộp kèm Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp, văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền.

Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức nước ngoài thì bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ tương tự trường hợp tổ chức trong nước nhưng phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

7. Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh (nếu người làm thủ tục không phải Đại diện pháp luật)

Trong trường người làm thủ thục không phải là người đại diện pháp luật của công ty, cần có giấy ủy quyền để người nộp hồ sơ có thể thay mặt người đại diện thực hiện các thủ tục liên quan. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

8. Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Nhiều ngành nghề kinh doanh có điều kiện tại Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ xin cấp các giấy phép đặc biệt, chẳng hạn như Giấy Chứng Nhận Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm đối với ngành sản xuất hàng thực phẩm, Giấy phép xuất nhập khẩu, đối với hoạt động kinh doanh có liên quan đến xuất nhập khẩu.

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp sẽ có các loại hồ sơ riêng biệt được yêu cầu từ cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hồ sơ đăng ký thành lập công ty nộp tại Phòng hoặc trang web Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi đặt trụ sở chính của doanh ghiệp. Sau khi hồ sơ đăng ký công ty được tiếp nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận về việc tiếp nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Đinh Thị Huyền; Ngày viết: 04/01/2024)

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: [email protected]

Website: https://htcvn.vn/; https://htc-law.com ; https://luatsuchoban.vn

Bài viết liên quan