English 
TƯ VẤN THỦ TỤC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Một trong các nội dung mà tất cả các công ty cổ phần đều cần quan tâm đó là cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2014 được quy định ở tất cả các giai đoạn liên quan đến cuộc họp của đại hội đồng cổ đông bao gồm: chuẩn bị cuộc họp, triệu tập cuộc họp, tiến hành họp đại hội đồng cổ đông, thông qua quyết định đại hội đồng cổ đông. Công ty luật TNHH HTC Việt Nam xin cung cấp đến quý khách hàng các thông tin liên quan đến thủ tục họp đại hội đồng cổ đông.
1. Đại hội đồng cổ đông là gì?
Đại hội đồng cổ đông là cuộc họp của các cổ đông trong công ty cổ phần (thường diễn ra 01 năm 1 lần hoặc bất thường) để tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh, biểu quyết về chiến lược và kế hoạch hoạt động trong tương lai, giải quyết các vấn đề quan trọng liên quan đến đường lối phát triển hoặc bầu lại Chủ tịch hội đồng quản trị khi chủ tịch cũ đã hết nhiệm kỳ.
Vai trò của Đại hội đồng cổ đông:
- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết định các vấn đề liên quan đến việc tồn tại và phát triển của công ty.
- Đại hội đồng cổ đông hoạt động và đưa ra quyết định theo chế độ tập thể.
2. Điều kiện để tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
Điều 141 Luật doanh nghiệp 2014 quy định cụ thể về điều kiện để tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
“1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
2. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
3. Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
4. Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 139 của Luật này”.
Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản
3. Trình tự, thủ tục tiến hành cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Tổ chức cuộc họp:
Khoản 1 Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định như sau:
“1. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp.”
Như vậy cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có thể được tổ chức đồng thời tại nhiều địa điểm khác nhau và nơi chủ tọa tham dự họp được xác định địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông.
Tiếp đến, khoản 2 Điều 136 quy định về các vấn đề thảo luận trong cuộc họp như sau:
“Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Báo cáo tài chính hằng năm;
c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, về kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và của từng Kiểm soát viên;
e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
g) Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.”
Điểm mới ở đây là các vấn đề được thông qua trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được bổ sung thêm nội dung về việc Đại hội đồng cổ đông sẽ thông qua kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty (điểm a); báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và của từng Kiểm soát (điểm đ)
Triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Khoản 4 và khoản 5 Điều 136 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về việc triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
“4. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, thì Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày số thành viên Hội đồng quản trị còn lại theo quy định tại điểm b hoặc nhận được yêu cầu quy định tại điểm c và điểm d khoản 3 Điều này.
Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.
5. Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 4 Điều này thì trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.
Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.”
Như vậy, Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị đều phải chịu trách nhiệm khi không triệu tập cuộc họp bất thường theo đúng quy định. Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp thì Ban kiểm soát (BKS) sẽ thay thế Hội đồng quản trị thực hiện việc triệu tập. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại phát sinh khi không thực hiện việc triệu tập, mà không phải là Trưởng ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm như quy định của Luật doanh nghiệp 2005.
Công việc của người triệu tập
Khoản 7 Điều 136 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về công việc của người triệu tập như sau:
“7. Người triệu tập phải thực hiện các công việc sau đây để tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông:
a) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
đ) Dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
e) Xác định thời gian và địa điểm họp;
g) Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
h) Các công việc khác phục vụ cuộc họp.”
Như vậy, Luật doanh nghiệp 2014 đã bổ sung thêm công việc dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên.
Thông tin cổ đông
Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về danh sách tham gia cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
“1. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
2. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.
3. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục và sao danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi những thông tin sai lệch hoặc bổ sung những thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; đồng thời chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.”
Mời họp Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2014 thì :
“1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.”
“3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
b) Phiếu biểu quyết;
c) Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.”
“4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời hợp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu.”
Luật doanh nghiệp 2014 đã quy định thời hạn gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày nếu Điều lệ không quy định thời hạn dài hơn, thay vì 7 ngày làm việc như quy định của Luật doanh nghiệp 2005. Mặt khác, Luật doanh nghiệp 2014 bổ sung việc trường hợp doanh nghiệp có trang thông tin điện tử thì việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời họp có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
Quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
Điều 140 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
“2. Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.”
Như vậy, Luật doanh nghiệp 2014 đã quy định thêm một số hình thức được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông như bỏ phiếu điện tử, thông qua thư fax,…
Thể thức tiến hành họp và biểu quyết
Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông được quy định tại Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, một số quy định về thể thức tiến hành họp và biểu quyết được thay đổi như sau:
Thứ nhất, khi Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc, các thành viên Hội đồng quản trị còn lại được bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số. Trường hợp không bầu được người làm chủ tọa thì Trưởng Ban kiểm soát sẽ điều khiển Đại hội cổ đông bầu chủ tọa thay vì thành viên Hội đồng quản trị có chức vụ cao nhất điều khiển theo quy định Luật doanh nghiệp 2005.
Thứ hai, Luật doanh nghiệp 2014 quy định theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp, Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu chứ không giới hạn về số lượng như trước đây.
Ngoài ra, Luật doanh nghiệp 2014 bổ sung thêm trường hợp chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông khi các phương tiện thông tin tại địa điểm họp không đảm bảo cho các cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết.
Thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông
Khoản 1 Điều 144 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về các trường hợp nghị quyết được thông qua như sau:
“1. Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:
a) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
b) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
c) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
d) Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định;
đ) Tổ chức lại, giải thể công ty;
e) Các vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.”
Như vậy, Luật doanh nghiệp 2014 có quy định, đối với các quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc một tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định, sẽ được Đại hội đồng cổ đông thông qua bằng hình thức biểu quyết.
Điều kiện để nghị quyết được thông qua
Sự thay đổi của Luật doanh nghiệp 2014 là nghị quyết ở một số nội dung cụ thể tại khoản 1 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2014 (bao gồm: a) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;b) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;c) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;) cần 65% số phiếu tán thành còn các nghị quyết còn lại chỉ cần 51% để được thông qua số phiếu tán thành (thay vì 65%). Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2014 còn bổ sung quy định về cách thức xác định người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên sau khi có kết quả theo phương thức bầu dồn phiếu.
Thời hạn lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Hội đồng quản trị gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết và các tài liệu giải trình chậm nhất 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến (khoản 2 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2014). Theo đó, Luật Doanh nghiệp 2014 bổ sung thêm hình thức gửi fax hoặc thư điện tử để cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty (khoản 2 Điều 145).
Biên bản kiểm phiếu
Biên bản kiểm phiếu được quy định tại khoản 5 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:
“Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết;
c) Số cổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số biểu quyết không hợp lệ và phương thức gửi biểu quyết, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham gia biểu quyết;
d) Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;
đ) Các vấn đề đã được thông qua;
e) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật của công ty, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu.”
Về nội dung biên bản của biên bản kiểm phiếu, theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2014 phải bao gồm thêm phương thức gửi biểu quyết. Đồng thời, người kiểm phiếu cùng các thành viên Hội đồng quản trị và người giám sát kiểm phiếu sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của biên bản kiểm phiếu. Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép đăng tải biên bản kiểm phiếu lên trang thông tin điện tử của công ty thay cho việc gửi đến các cổ đông. Biên bản kiểm phiếu có thể lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, có hiệu lực pháp lý như nhau. Nếu có sự khác nhau về nội dung thì bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.
Trên đây là một số nội dung liên quan về thủ tục tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông. Để biết thêm thông tin chi tiết và sử dụng dịch vụ của chúng tôi vi lòng liên hệ:
Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam
Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam
Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.
ĐT: 0989.386.729; Email: [email protected]
Website: https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn
