Hợp đồng ủy quyền tiềm ẩn những rủi ro gì nếu không kiểm soát chặt chẽ?

Hợp đồng ủy quyền là một trong những loại hợp đồng được sử dụng phổ biến trong các giao dịch dân sự, kinh doanh và thương mại. Thông qua hợp đồng này, một cá nhân hoặc tổ chức có thể thay mặt bên ủy quyền thực hiện các công việc như quản lý tài sản, ký kết hợp đồng, thực hiện thủ tục hành chính, chuyển nhượng tài sản hoặc tham gia các giao dịch khác theo phạm vi được giao.

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít tranh chấp phát sinh từ việc các bên lập hợp đồng ủy quyền với nội dung chưa rõ ràng, phạm vi ủy quyền quá rộng hoặc thiếu cơ chế kiểm soát việc thực hiện quyền được ủy quyền. Điều này có thể dẫn đến những thiệt hại đáng kể về tài sản, quyền lợi và làm phát sinh các vụ kiện kéo dài. Vì vậy, việc hiểu rõ những rủi ro pháp lý của hợp đồng ủy quyền là rất cần thiết để hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.

1. Hợp đồng ủy quyền được pháp luật quy định như thế nào?

1.1. Hợp đồng ủy quyền là gì?

Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền trong phạm vi đã được giao, còn bên ủy quyền có nghĩa vụ trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Việc xác lập hợp đồng ủy quyền giúp các cá nhân, tổ chức thuận tiện hơn trong việc thực hiện các giao dịch khi không thể trực tiếp tham gia hoặc có nhu cầu giao cho người khác đại diện thực hiện công việc.

1.2. Phạm vi ủy quyền có ý nghĩa đặc biệt quan trọng

Phạm vi ủy quyền là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền.

Nếu hợp đồng quy định không rõ ràng hoặc sử dụng các nội dung mang tính khái quát, bên được ủy quyền có thể hiểu và thực hiện công việc theo nhiều cách khác nhau, từ đó làm phát sinh tranh chấp về việc có vượt quá phạm vi ủy quyền hay không.

1.3. Một số trường hợp phải tuân thủ quy định về hình thức

Đối với một số giao dịch, pháp luật quy định việc ủy quyền phải được lập thành văn bản hoặc phải công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Do đó, trước khi lập hợp đồng ủy quyền, các bên cần xác định giao dịch của mình có thuộc trường hợp bắt buộc về hình thức hay không để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản.

2. Những rủi ro thường gặp khi ký hợp đồng ủy quyền

2.1. Phạm vi ủy quyền quá rộng

Một trong những sai sót phổ biến là hợp đồng ghi nhận bên được ủy quyền có quyền "toàn quyền quyết định" hoặc "thực hiện mọi giao dịch" mà không giới hạn phạm vi công việc.

Khi đó, bên được ủy quyền có thể thực hiện những giao dịch vượt ngoài mong muốn ban đầu của bên ủy quyền, dẫn đến tranh chấp về quyền và nghĩa vụ của các bên.

2.2. Không quy định rõ thời hạn ủy quyền

Nếu hợp đồng không xác định rõ thời hạn hoặc điều kiện chấm dứt việc ủy quyền thì có thể phát sinh tranh cãi về việc quyền đại diện còn hiệu lực hay đã chấm dứt.

Điều này đặc biệt tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với các giao dịch liên quan đến tài sản có giá trị lớn hoặc các giao dịch được thực hiện trong thời gian dài.

2.3. Thiếu cơ chế kiểm soát việc thực hiện ủy quyền

Nhiều hợp đồng chỉ quy định quyền của bên được ủy quyền mà không yêu cầu nghĩa vụ báo cáo, thông báo kết quả công việc hoặc cung cấp tài liệu chứng minh quá trình thực hiện.

Khi phát sinh tranh chấp, bên ủy quyền có thể gặp khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá các giao dịch đã được thực hiện nhân danh mình.

3. Những vấn đề cần lưu ý để hạn chế tranh chấp

3.1. Xác định cụ thể nội dung công việc được ủy quyền

Hợp đồng nên quy định rõ từng công việc mà bên được ủy quyền được phép thực hiện, giới hạn quyền ký kết, quyền nhận hoặc giao tài sản, quyền làm việc với cơ quan nhà nước và các quyền khác nếu có.

Việc quy định cụ thể sẽ giúp hạn chế nguy cơ vượt quá phạm vi ủy quyền và tạo cơ sở giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

3.2. Quy định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên

Ngoài phạm vi công việc, hợp đồng cần quy định cụ thể về trách nhiệm bảo quản tài liệu, nghĩa vụ cung cấp thông tin, thời hạn báo cáo kết quả thực hiện, trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu vi phạm và các trường hợp được sửa đổi, chấm dứt hoặc hủy bỏ việc ủy quyền theo quy định của pháp luật.

Những nội dung này sẽ giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3.3. Lưu giữ đầy đủ hồ sơ và chứng cứ

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên nên lưu giữ văn bản ủy quyền, phụ lục hợp đồng, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán, thư điện tử, tin nhắn hoặc các tài liệu khác có liên quan.

Đây là những chứng cứ quan trọng để chứng minh phạm vi ủy quyền cũng như việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của các bên nếu phát sinh tranh chấp.

4. Khi phát sinh tranh chấp hợp đồng ủy quyền cần làm gì?

4.1. Rà soát toàn bộ nội dung hợp đồng

Khi xảy ra tranh chấp, việc đầu tiên cần thực hiện là kiểm tra lại toàn bộ nội dung hợp đồng, phạm vi ủy quyền, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như các điều khoản về chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng.

Đây là cơ sở để xác định bên nào đã thực hiện đúng hoặc vi phạm nghĩa vụ theo thỏa thuận.

4.2. Đánh giá toàn bộ chứng cứ liên quan

Ngoài hợp đồng, cần xem xét các tài liệu như giấy tờ giao nhận, chứng từ thanh toán, văn bản làm việc, thư điện tử, tin nhắn hoặc các chứng cứ khác phản ánh quá trình thực hiện việc ủy quyền.

Việc đánh giá đầy đủ chứng cứ sẽ giúp xác định bản chất tranh chấp và lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

4.3. Lựa chọn phương thức giải quyết phù hợp

Tùy từng trường hợp, các bên có thể thương lượng, hòa giải hoặc yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật.

Việc lựa chọn đúng phương thức giải quyết ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo vệ tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.

5. Vai trò của luật sư trong việc tư vấn và giải quyết tranh chấp hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là căn cứ pháp lý xác lập quyền đại diện của một chủ thể để thực hiện công việc nhân danh chủ thể khác. Tuy nhiên, chỉ một điều khoản không rõ ràng về phạm vi ủy quyền, thời hạn thực hiện, quyền định đoạt tài sản hoặc trách nhiệm báo cáo cũng có thể dẫn đến những tranh chấp phức tạp, đặc biệt khi giao dịch liên quan đến bất động sản, doanh nghiệp, tài sản có giá trị lớn hoặc các quyền tài sản khác. Vì vậy, việc rà soát tính hợp pháp và chặt chẽ của hợp đồng ngay từ giai đoạn soạn thảo có ý nghĩa rất quan trọng.

Luật sư sẽ hỗ trợ đánh giá mục đích của việc ủy quyền, xác định giao dịch có thuộc trường hợp phải tuân thủ yêu cầu về hình thức theo quy định của pháp luật hay không, đồng thời tư vấn xây dựng các điều khoản về phạm vi ủy quyền, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên, cơ chế kiểm soát việc thực hiện, trách nhiệm bồi thường khi vi phạm và các trường hợp chấm dứt ủy quyền theo đúng quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015. Việc xây dựng hợp đồng chặt chẽ sẽ góp phần hạn chế đáng kể các rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện.

Khi tranh chấp đã phát sinh, luật sư sẽ hỗ trợ rà soát toàn bộ hồ sơ, đánh giá hiệu lực của hợp đồng, xác định việc bên được ủy quyền có thực hiện đúng phạm vi được giao hay không, thu thập và phân tích chứng cứ, tham gia thương lượng hoặc đại diện khách hàng trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án. Sự đồng hành của luật sư không chỉ giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng mà còn góp phần lựa chọn phương án xử lý phù hợp, hạn chế thiệt hại và bảo đảm việc giải quyết tranh chấp được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

_________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Đoàn Ngọc Khánh; Ngày viết: 20/7/2026)

___________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: P401, Tầng 4, Tòa nhà đa năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website: https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn