Có bắt buộc ký hợp đồng với khách khi tổ chức trekking không?

Các tour trekking, leo núi, băng rừng hay khám phá thiên nhiên ngày càng được nhiều người lựa chọn bởi mang đến những trải nghiệm mới lạ và gần gũi với thiên nhiên. Cùng với sự phát triển của loại hình du lịch này, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh cũng tổ chức các chương trình trekking với quy mô từ nhỏ đến lớn. Tuy nhiên, một vấn đề thường được đặt ra là đơn vị tổ chức có bắt buộc phải ký hợp đồng với khách hàng hay không, đặc biệt khi nhiều tour chỉ được đặt chỗ thông qua mạng xã hội hoặc các nền tảng trực tuyến.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, không phải mọi trường hợp tổ chức trekking đều bắt buộc phải lập hợp đồng bằng văn bản. Tuy nhiên, việc giao kết hợp đồng giữa đơn vị tổ chức và khách hàng là căn cứ quan trọng để xác lập quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên, đồng thời hạn chế tranh chấp khi phát sinh sự cố trong quá trình thực hiện chương trình.

1. Pháp luật có bắt buộc phải ký hợp đồng khi tổ chức trekking không?

1.1. Hợp đồng là căn cứ xác lập quan hệ dân sự

Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Đối với dịch vụ tổ chức trekking, khi khách hàng đăng ký tham gia và đơn vị tổ chức đồng ý cung cấp dịch vụ thì giữa các bên đã hình thành quan hệ hợp đồng, dù được giao kết bằng văn bản, lời nói hay thông qua hành vi cụ thể, nếu pháp luật không quy định bắt buộc phải lập thành văn bản.

1.2. Hợp đồng bằng văn bản giúp hạn chế rủi ro

Mặc dù pháp luật không quy định mọi hợp đồng cung cấp dịch vụ trekking đều phải lập thành văn bản, nhưng việc ký kết hợp đồng hoặc ít nhất là có văn bản xác nhận các thỏa thuận sẽ giúp các bên dễ dàng chứng minh nội dung đã thống nhất nếu phát sinh tranh chấp.

Đối với các tour trekking có giá trị lớn, thời gian dài hoặc tiềm ẩn nhiều rủi ro, hợp đồng bằng văn bản là phương án cần thiết để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả đơn vị tổ chức và khách hàng.

1.3. Hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành cần tuân thủ quy định chuyên ngành

Nếu chương trình trekking thuộc phạm vi kinh doanh dịch vụ lữ hành theo Luật Du lịch năm 2017, đơn vị tổ chức còn phải thực hiện đầy đủ các quy định về điều kiện kinh doanh, quyền và nghĩa vụ đối với khách du lịch, cũng như các quy định khác có liên quan trong quá trình cung cấp dịch vụ.

2. Vì sao nên ký hợp đồng với khách khi tổ chức trekking?

2.1. Làm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên

Hợp đồng giúp xác định rõ lịch trình, thời gian, địa điểm, chi phí, các dịch vụ đi kèm, quyền lợi của khách hàng cũng như trách nhiệm của đơn vị tổ chức.

Việc quy định cụ thể ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế những hiểu lầm hoặc tranh chấp liên quan đến chất lượng dịch vụ sau khi tour kết thúc.

2.2. Quy định rõ các điều kiện tham gia

Hoạt động trekking thường đòi hỏi người tham gia có đủ sức khỏe, tuân thủ hướng dẫn của người dẫn đoàn và sử dụng đúng các trang thiết bị an toàn.

Các nội dung này nên được thể hiện trong hợp đồng hoặc điều kiện tham gia để khách hàng hiểu rõ trách nhiệm của mình trước khi đăng ký.

2.3. Là căn cứ giải quyết tranh chấp

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp về chi phí, lịch trình, việc hủy tour, hoàn tiền hoặc bồi thường thiệt hại, hợp đồng là căn cứ quan trọng để các bên thương lượng hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.

3. Hợp đồng tổ chức trekking nên có những nội dung gì?

3.1. Thông tin của các bên

Hợp đồng cần thể hiện đầy đủ thông tin của đơn vị tổ chức và khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ và các nội dung cần thiết khác để xác định chủ thể tham gia giao kết.

Đối với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, thông tin pháp lý nên được ghi nhận đầy đủ nhằm bảo đảm tính minh bạch trong giao dịch.

3.2. Nội dung chương trình trekking

Lịch trình, địa điểm, thời gian thực hiện, phương tiện di chuyển, các dịch vụ bao gồm và không bao gồm trong giá tour cần được mô tả rõ ràng.

Việc quy định cụ thể sẽ giúp khách hàng nắm được đầy đủ thông tin trước khi quyết định tham gia.

3.3. Điều khoản về an toàn và xử lý rủi ro

Do trekking là hoạt động có mức độ rủi ro nhất định nên hợp đồng cần quy định về các yêu cầu bảo đảm an toàn, trách nhiệm tuân thủ hướng dẫn của khách hàng, phương án xử lý khi xảy ra sự cố và trách nhiệm của các bên trong từng trường hợp cụ thể.

Các điều khoản miễn trừ trách nhiệm chỉ có giá trị khi được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật và không được loại trừ trách nhiệm đối với hành vi vi phạm pháp luật hoặc lỗi của đơn vị tổ chức.

4. Không ký hợp đồng có thể phát sinh những rủi ro gì?

4.1. Khó chứng minh nội dung thỏa thuận

Nếu các bên chỉ trao đổi qua tin nhắn hoặc thỏa thuận bằng lời nói, việc chứng minh các nội dung đã thống nhất có thể gặp nhiều khó khăn khi phát sinh tranh chấp.

Điều này ảnh hưởng đến khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả khách hàng và đơn vị tổ chức.

4.2. Dễ phát sinh tranh chấp về trách nhiệm

Khi xảy ra tai nạn, thay đổi lịch trình, hủy tour hoặc các sự kiện bất khả kháng, nếu không có hợp đồng quy định cụ thể thì việc xác định trách nhiệm của từng bên sẽ trở nên phức tạp hơn.

Trong nhiều trường hợp, tranh chấp có thể kéo dài và ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị tổ chức.

4.3. Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh lâu dài

Việc xây dựng quy trình ký kết hợp đồng chuyên nghiệp không chỉ giúp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn tạo sự tin tưởng đối với khách hàng, đối tác và các cơ quan quản lý nhà nước.

Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng thương hiệu bền vững.

5. Đơn vị tổ chức trekking cần lưu ý gì khi giao kết hợp đồng?

5.1. Xây dựng điều khoản rõ ràng, minh bạch

Các điều khoản về giá tour, điều kiện hủy dịch vụ, hoàn tiền, thay đổi lịch trình, quyền và nghĩa vụ của các bên cần được quy định cụ thể, dễ hiểu và thống nhất với các thông tin quảng cáo, giới thiệu dịch vụ.

Điều này giúp hạn chế nguy cơ phát sinh khiếu nại sau khi hợp đồng được thực hiện.

5.2. Không sử dụng điều khoản trái pháp luật

Đơn vị tổ chức không thể đưa vào hợp đồng các điều khoản nhằm loại trừ hoàn toàn trách nhiệm của mình trong mọi trường hợp.

Nếu thiệt hại phát sinh do lỗi của đơn vị tổ chức hoặc do vi phạm nghĩa vụ theo hợp đồng thì việc bồi thường vẫn được xem xét theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và các quy định pháp luật có liên quan.

5.3. Lưu giữ đầy đủ hồ sơ giao kết

Ngoài hợp đồng, đơn vị tổ chức nên lưu giữ các tài liệu như phiếu đăng ký, xác nhận thanh toán, thông tin tư vấn, điều kiện tham gia, cam kết về tình trạng sức khỏe (nếu có) và các tài liệu khác liên quan đến quá trình giao kết.

Đây là nguồn chứng cứ quan trọng nếu phát sinh tranh chấp hoặc yêu cầu bồi thường.

6. Vai trò của luật sư trong việc xây dựng hợp đồng tổ chức trekking

Đối với các tour trekking, hợp đồng không chỉ là căn cứ ghi nhận thỏa thuận về giá dịch vụ hay lịch trình mà còn là công cụ pháp lý quan trọng để quản lý rủi ro trong suốt quá trình tổ chức chương trình. Nếu hợp đồng được xây dựng sơ sài hoặc sử dụng các mẫu có sẵn không phù hợp với hoạt động thực tế, đơn vị tổ chức có thể gặp nhiều bất lợi khi xảy ra tai nạn, tranh chấp hoặc khiếu nại từ khách hàng.

Luật sư sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh rà soát toàn bộ mô hình hoạt động để xác định các quy định pháp luật cần áp dụng, bao gồm quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Du lịch năm 2017, Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng năm 2023 và các văn bản pháp luật có liên quan. Trên cơ sở đó, luật sư sẽ tư vấn xây dựng hợp đồng phù hợp với tính chất của từng chương trình trekking, bảo đảm các điều khoản rõ ràng, minh bạch và không trái quy định của pháp luật.

Bên cạnh việc soạn thảo hợp đồng, luật sư còn hỗ trợ xây dựng điều kiện tham gia tour, quy trình tiếp nhận thông tin về sức khỏe của khách, quy định về việc sử dụng trang thiết bị bảo hộ, xử lý các trường hợp hủy tour, thay đổi lịch trình, sự kiện bất khả kháng, cũng như cơ chế giải quyết tranh chấp và bồi thường thiệt hại. Đối với các đơn vị thường xuyên tổ chức trekking, luật sư cũng có thể tư vấn hoàn thiện hệ thống biểu mẫu, quy trình quản trị rủi ro và hồ sơ pháp lý để hoạt động kinh doanh diễn ra an toàn, đúng quy định và hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh.

Khi xảy ra sự cố hoặc tranh chấp với khách hàng, luật sư sẽ hỗ trợ đánh giá trách nhiệm pháp lý của các bên, tham gia thương lượng, hòa giải hoặc đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đơn vị tổ chức trước cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.

Kết luận

Pháp luật hiện hành không quy định mọi trường hợp tổ chức trekking đều bắt buộc phải ký hợp đồng bằng văn bản với khách hàng. Tuy nhiên, việc giao kết hợp đồng hoặc có văn bản xác nhận đầy đủ các thỏa thuận là giải pháp cần thiết để xác lập rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, hạn chế rủi ro pháp lý và tạo cơ sở giải quyết tranh chấp khi phát sinh. Đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực du lịch trải nghiệm, xây dựng hợp đồng chặt chẽ, tuân thủ đúng quy định của pháp luật sẽ góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, bảo vệ quyền lợi của khách hàng và bảo đảm sự phát triển ổn định, bền vững của hoạt động kinh doanh.

_________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Đoàn Ngọc Khánh; Ngày viết: 06/7/2026)

___________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tòa nhà đa năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website: https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn