Thu tiền “giữ chỗ”, “ghi danh” tại trường tư: Khi nào là vi phạm pháp luật?

Những năm gần đây, vào thời điểm tuyển sinh đầu cấp, nhiều trường tư thục triển khai hình thức thu tiền “giữ chỗ”, “ghi danh”, “đặt cọc nhập học” hoặc “phí xác nhận chỗ học” đối với phụ huynh có nhu cầu đăng ký cho con theo học. Không ít trường hợp phụ huynh đóng một khoản tiền khá lớn với mong muốn giữ suất học trước khi hoàn tất thủ tục nhập học.

Tuy nhiên, cũng từ đây phát sinh nhiều tranh chấp liên quan đến việc hoàn trả khoản tiền đã nộp khi học sinh không nhập học, phụ huynh thay đổi quyết định hoặc trường không tiếp nhận học sinh theo như thông báo ban đầu. Điều này đặt ra câu hỏi: việc trường tư thu tiền giữ chỗ, ghi danh có hợp pháp hay không và khi nào hành vi này có thể bị xem là vi phạm pháp luật?

1. Tiền "giữ chỗ", "ghi danh" là gì?

1.1. Đây không phải là khoản thu được quy định thống nhất trong pháp luật

Hiện nay, pháp luật về giáo dục không có quy định thống nhất về khái niệm "phí giữ chỗ", "phí ghi danh" hoặc "tiền giữ suất học".

Trên thực tế, mỗi cơ sở giáo dục có thể sử dụng những tên gọi khác nhau như phí ghi danh, tiền đặt chỗ, phí xác nhận nhập học hoặc tiền giữ suất nhằm phục vụ công tác tuyển sinh và dự kiến số lượng học sinh nhập học.

Do không phải là khoản thu được quy định thống nhất trong hệ thống pháp luật nên việc thu, quản lý và hoàn trả khoản tiền này cần được thực hiện trên cơ sở đúng quy định pháp luật và bảo đảm quyền lợi của người học.

1.2. Cần phân biệt với học phí và các khoản thu hợp pháp khác

Khoản tiền giữ chỗ không đồng nhất với học phí hoặc các khoản thu dịch vụ giáo dục theo chương trình đào tạo.

Nếu trường đã thu học phí hoặc các khoản thu khác thì việc thu phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về giáo dục và các quy định liên quan, đồng thời phải công khai, minh bạch về nội dung, mức thu và điều kiện áp dụng.

Việc sử dụng tên gọi khác nhau không làm thay đổi bản chất pháp lý của khoản tiền mà các bên đã thỏa thuận.

2. Trường tư có được thu tiền giữ chỗ hay không?

2.1. Pháp luật không cấm tuyệt đối việc thỏa thuận

Hiện nay, không có quy định nào cấm tuyệt đối cơ sở giáo dục ngoài công lập và phụ huynh thỏa thuận về việc đặt chỗ hoặc xác nhận nhu cầu nhập học.

Theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự năm 2015, các bên có quyền tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận, miễn là nội dung thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Do đó, nếu việc thu tiền giữ chỗ được xây dựng trên cơ sở thỏa thuận minh bạch, rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của các bên thì không phải mọi trường hợp đều bị coi là trái pháp luật.

2.2. Việc thu phải minh bạch và công khai

Trước khi thu tiền, cơ sở giáo dục cần thông báo đầy đủ cho phụ huynh về mục đích của khoản thu, mức tiền, điều kiện hoàn trả hoặc không hoàn trả, thời hạn giữ chỗ và các trường hợp phát sinh.

Nếu phụ huynh không được cung cấp đầy đủ thông tin hoặc bị hiểu nhầm về bản chất của khoản tiền thì rất dễ phát sinh tranh chấp sau này.

Việc minh bạch thông tin cũng phù hợp với nguyên tắc bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng trong việc cung cấp dịch vụ.

3. Khi nào việc thu tiền giữ chỗ có thể vi phạm pháp luật?

3.1. Thu tiền nhưng không công khai điều kiện hoàn trả

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp là trường thu tiền nhưng không thông báo rõ liệu khoản tiền đó có được hoàn lại hay không nếu phụ huynh không cho con nhập học.

Trong nhiều trường hợp, phụ huynh chỉ được thông báo việc không hoàn tiền sau khi đã nộp tiền hoặc nội dung này chỉ được ghi nhận bằng những điều khoản khó tiếp cận.

Nếu việc thỏa thuận không bảo đảm tính minh bạch hoặc có dấu hiệu làm cho bên còn lại hiểu sai về quyền lợi của mình thì có thể phát sinh tranh chấp dân sự và bị xem xét theo quy định của pháp luật.

3.2. Thu các khoản tiền không đúng cam kết

Nếu trường thu tiền với mục đích giữ chỗ nhưng sau đó không thực hiện đúng nội dung đã cam kết, không bố trí chỗ học hoặc thay đổi điều kiện tuyển sinh làm ảnh hưởng đến quyền lợi của phụ huynh thì tùy từng trường hợp có thể phát sinh trách nhiệm dân sự.

Bên bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu thực hiện đúng thỏa thuận, hoàn trả khoản tiền đã nộp hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015.

3.3. Cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc gây nhầm lẫn

Nếu trong quá trình tuyển sinh, nhà trường hoặc người tư vấn cung cấp thông tin không đầy đủ về điều kiện tuyển sinh, khả năng nhập học hoặc chính sách hoàn tiền khiến phụ huynh đưa ra quyết định nộp tiền thì đây cũng là yếu tố cần được xem xét khi giải quyết tranh chấp.

Trong những trường hợp cụ thể, việc xác định có hay không hành vi cung cấp thông tin sai lệch sẽ phụ thuộc vào chứng cứ và toàn bộ diễn biến của vụ việc.

4. Phụ huynh cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình?

4.1. Đọc kỹ các điều khoản trước khi nộp tiền

Trước khi thanh toán bất kỳ khoản tiền nào, phụ huynh nên yêu cầu nhà trường cung cấp đầy đủ văn bản quy định về khoản thu, điều kiện hoàn trả, thời hạn giữ chỗ và các quyền, nghĩa vụ của các bên.

Nếu nội dung chưa rõ ràng, phụ huynh nên yêu cầu giải thích hoặc xác nhận bằng văn bản để tránh phát sinh tranh chấp sau này.

4.2. Lưu giữ đầy đủ chứng từ và tài liệu liên quan

Biên lai thu tiền, phiếu thu, email, tin nhắn, thông báo tuyển sinh, tài liệu quảng bá và các văn bản trao đổi với nhà trường đều có thể trở thành chứng cứ quan trọng nếu xảy ra tranh chấp.

Việc lưu giữ đầy đủ tài liệu sẽ giúp phụ huynh thuận lợi hơn trong quá trình thương lượng, khiếu nại hoặc khởi kiện khi cần thiết.

4.3. Chủ động trao đổi khi phát sinh vướng mắc

Khi có bất đồng về việc hoàn trả tiền hoặc thực hiện cam kết tuyển sinh, phụ huynh nên ưu tiên làm việc trực tiếp với nhà trường để làm rõ nội dung thỏa thuận.

Nếu không thể giải quyết thông qua thương lượng, phụ huynh có thể cân nhắc thực hiện các quyền khiếu nại hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình theo quy định của pháp luật.

5. Vai trò của luật sư trong giải quyết tranh chấp liên quan đến tiền giữ chỗ, ghi danh

Các tranh chấp liên quan đến tiền giữ chỗ hoặc tiền ghi danh tại trường tư thường không chỉ xoay quanh việc khoản tiền có được hoàn trả hay không, mà còn liên quan đến việc xác định bản chất pháp lý của giao dịch, nội dung thỏa thuận giữa các bên và trách nhiệm phát sinh khi một bên không thực hiện đúng cam kết. Trong nhiều trường hợp, phụ huynh chỉ được cung cấp thông tin thông qua tư vấn tuyển sinh, email, tin nhắn hoặc tài liệu giới thiệu mà không có hợp đồng hoặc văn bản quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên. Đây là nguyên nhân khiến việc giải quyết tranh chấp trở nên phức tạp.

Luật sư có vai trò quan trọng trong việc rà soát hồ sơ tuyển sinh, phiếu thu, thông báo tuyển sinh, email, tin nhắn, tài liệu quảng bá và các chứng cứ khác để đánh giá bản chất của khoản tiền mà phụ huynh đã nộp. Trên cơ sở quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Giáo dục năm 2019 và các quy định pháp luật có liên quan, luật sư sẽ phân tích quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, đồng thời xác định liệu việc thu tiền, giữ tiền hoặc từ chối hoàn trả có phù hợp với quy định pháp luật và nội dung đã thỏa thuận hay không.

Bên cạnh đó, luật sư còn hỗ trợ phụ huynh xây dựng phương án giải quyết tranh chấp phù hợp, từ việc soạn thảo văn bản yêu cầu, tham gia thương lượng với cơ sở giáo dục đến đại diện làm việc với cơ quan có thẩm quyền hoặc tham gia tố tụng khi cần thiết. Đối với các trường tư thục, luật sư cũng có thể tư vấn xây dựng quy trình tuyển sinh, quy định về các khoản thu và chính sách hoàn trả minh bạch nhằm hạn chế tranh chấp và bảo đảm hoạt động tuyển sinh tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Thực tế cho thấy, nhiều tranh chấp hoàn toàn có thể được giải quyết ngay từ giai đoạn đầu nếu các bên hiểu rõ quyền, nghĩa vụ của mình và có sự chuẩn bị đầy đủ về tài liệu, chứng cứ. Việc tham vấn luật sư sớm không chỉ giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của phụ huynh hoặc cơ sở giáo dục mà còn góp phần giảm thiểu thời gian, chi phí và những rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình giải quyết vụ việc.

6. Kết luận

Việc trường tư thu tiền "giữ chỗ", "ghi danh" không mặc nhiên là hành vi vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, khoản thu này cần được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận tự nguyện, công khai, minh bạch và phù hợp với quy định của pháp luật. Khi cơ sở giáo dục không thông tin đầy đủ về điều kiện áp dụng, không thực hiện đúng cam kết hoặc từ chối hoàn trả khoản tiền trái với nội dung đã thỏa thuận, tranh chấp dân sự có thể phát sinh và quyền lợi của phụ huynh cần được bảo vệ theo quy định của pháp luật.

Đối với phụ huynh, việc tìm hiểu kỹ các điều khoản tuyển sinh, lưu giữ đầy đủ chứng từ và tham khảo ý kiến luật sư khi cần thiết sẽ là giải pháp hiệu quả để hạn chế rủi ro và bảo vệ tốt nhất quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

_________________________________

Cam kết chất lượng dịch vụ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của Luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý Khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Đoàn Ngọc Khánh; Ngày viết: 26/6/2026)

___________________________________

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà đa năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0989.386.729

Email: hotmail@htcvn.vn

Website: https://htcvn.vn; https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn