04 lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng làm việc để tránh rủi ro

04 lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng làm việc để tránh rủi ro

Hiện nay, đặc biệt ở những thành phố lớn như Hà Nội hay thành phố Hồ Chí Minh là nơi quy tụ của rất nhiều các tập đoàn, công ty lớn trên cả nước. Điều đó khiến cho mật độ dân cư đã đông đúc nay còn thêm chật chội hơn, kéo theo đó là những loại hình dịch vụ khác điển hình như thuê nhà, thuê văn phòng để làm ăn của những công ty, tập đoàn, doanh nghiệp. Vậy thì trước khi ký hợp đồng thuê nhà, văn phòng để sử dụng người ký cần biết những nội dung gì để không bị thiệt hại trong quá trình sử dụng? Hãy cùng Công ty Luật HTC Việt Nam tìm hiểu những lưu ý quan trọng khi giao kết hợp đồng thuê văn phòng trong bài viết dưới đây.

1. Đối tượng của hợp đồng ký kết

Hợp đồng thuê văn phòng là hợp đồng chứa các quy định ràng buộc giữa bên đi thuê văn phòng và đơn vị cho thuê văn phòng. Đối tượng của hợp đồng thuê ở đây chính xác là văn phòng cần thuê. Vậy nên trong hợp đồng thuê văn phòng phải mô tả chi tiết với những số liệu chính xác về chiều dài, chiều rộng, diện tích bao gồm diện tích sử dụng chung và riêng, về vị trí nằm ở đâu và các trang thiết bị khác nếu có.

Ngoài ra, hợp đồng thuê văn phòng gồm có 2 đơn vị pháp nhân, một là đơn vị đi thuê và một là đơn vị cho thuê văn phòng, trong đó thỏa thuận các quyền và nghĩa vụ giữa hai bên trong suốt quá trình thuê văn phòng diễn ra. Hợp đồng này cần được sự đồng ý của cả hai bên và sẽ được soạn thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau.

Trên thực tế, nhiều người chưa nắm hết các quy định, nên phần lớn người thuê nhà phải tìm đến các bên dịch vụ như luật sư hoặc bộ phận pháp lý của các đơn vị tư vấn cho thuê để có được một bản hợp đồng hoàn chỉnh, có hiệu lực pháp luật và hạn chế tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra.

2. Các giấy tờ chứng minh tài sản từ chủ nhà, người bàn giao văn phòng

Bên cạnh hợp đồng thuê văn phòng đã có, bạn cũng nên lưu ý về các giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu của chủ đầu tư tòa nhà, hoặc chứng nhận sử dụng hợp pháp của bên cho thuê.

Điều này để đảm bảo rằng, bạn đang thuê văn phòng của đúng đơn vị chủ quản hoặc một doanh nghiệp có quyền cho thuê văn phòng hợp pháp. Như vậy sẽ giúp hạn chế được những rắc rối phát sinh sau này trong quá trình thuê như:

+ Tránh việc tranh chấp với bên thứ ba khi thuê văn phòng;

+ Tránh bị lừa đảo, thuê văn phòng không đúng với chủ đầu tư/đơn vị được khai thác dịch vụ thuê văn phòng của tòa nhà.

3. Những nội dung pháp lý, quyền được phép sử dụng trong hợp đồng thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, đôi lúc khách thuê thường chỉ để ý đến số tiền thuê mà họ phải bỏ ra, nhưng lại không quan tâm đến những lợi ích mà họ được hưởng có tương xứng với số tiền ấy hay không. Các chủ doanh nghiệp trước khi quyết định ký hợp đồng nên xem xét kỹ càng các điều khoản khác bên cạnh giá thuê chính bởi lẽ sẽ có rất nhiều khoản phụ phí kèm theo.

Có những tòa nhà chấp nhận trả tiền điện cũng như tiền bảo dưỡng cho những khu vực công cộng nhưng có nơi lại không. Ví dụ như một số tòa nhà sẽ quy định không cho tăng ca, làm ngoài giờ… những điều khoản này nhiều lúc sẽ không thích hợp với doanh nghiệp thường có nhu cầu làm việc ngoài giờ.

4. Dự toán trước những chi phí sửa chữa khi bắt đầu thuê văn phòng

Sửa chữa cũng là một loại phí đáng kể mà bạn nên quan tâm trước khi quyết định thuê văn phòng. Thử tưởng tượng một ngày nọ công ty đang làm việc bình thường, bỗng chốc bóng đèn hư, tường bị thấm nước, hệ thống báo cháy có vấn đề,…thì ai sẽ chịu trách nhiệm và trả phí sửa chữa cho các vấn đề này?

Ở góc độ luật pháp, theo Điều 479 của Bộ luật dân sự 2015 có quy định về nghĩa vụ bảo quản tài sản thuê như sau:

+ Bên thuê phải chịu trách nhiệm bảo quản tài sản thuê cũng như phải bồi dưỡng tài ản và sửa chữa nhỏ; trong trường hợp nếu bên thuê làm mất, làm hư hỏng thì phải chịu trách nhiệm bồi thường.

+ Bên thuê sẽ không phải chịu trách nhiệm đối với những hao mòn tự nhiên do việc sử dụng tài sản thuê.

+ Nếu được bên cho thuê đồng ý thì bên thuê có thể tiến hành tu sửa, làm tang giá trị tài sản thuê và có quyên yêu cầu bên cho thuê tiến hành thanh toán chi phí hợp lý cho mình.

Như vậy, công ty - bên đi thuê phải có trách nhiệm bảo quản các tài sản trong văn phòng thuê. Trong trường hợp các thiết bị, cơ sở hạ tầng bị hỏng không phải do lỗi của công ty thì bạn có quyền yêu cầu chủ tòa nhà sửa chữa hoặc thay mới các thiết bị. Tất nhiên để an toàn, bạn nên liệt kê điều này vào hợp đồng thuê để tranh xảy ra các tranh chấp sau này.

Dịch vụ tư vấn về thủ tục thuê văn phòng tại Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam xin cung cấp tư vấn hợp đồng thuê văn phòng như sau:

- Chuẩn bị dự thảo hợp đồng;

- Tư vấn các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo quyền và lợi ích của khách hàng;

- Tư vấn đàm phán hợp đồng;

- Soạn thảo các hạng mục quan trọng và các văn bản đính kèm;

- Phối hợp với khách hàng thực hiện đàm phán hợp đồng với bên thứ ba.

Cam kết chất lượng dịch vụ

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hoạt động với phương châm tận tâm – hiệu quả – uy tín, cam kết đảm bảo chất lượng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng tiến độ đã thỏa thuận, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, đúng với quy tắc đạo đức và ứng xử của luật sư Việt Nam.

- Đặt quyền lợi khách hàng lên hàng đầu, nỗ lực hết mình để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

- Bảo mật thông tin mà khách hàng cung cấp, các thông tin liên quan đến khách hàng.

Rất mong được hợp tác lâu dài cùng sự phát triển của Quý khách hàng.

Trân trọng!

(Người viết: Nguyễn Minh Dương/197; Ngày viết: 06/4/2022)

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam.

Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.

ĐT: 0989.386.729; Email: [email protected]

Website: https://htc-law.com ; https://luatsuchoban.vn

----------------------------------------

Bài viết liên quan: