TƯ VẤN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM.

TƯ VẤN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục đơn giản hơn và nhanh hơn việc thành lập công ty 100% vốn nước ngoài hoặc thành lập công ty liên doanh. Đây lựa chọn của đa phần các doanh nghiệp nước ngoài muốn đầu tư kinh doanh tại thị trường Việt Nam khi mới bước chân vào thị trường. Nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động kinh doanh, tuy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như các công việc cần thiết để thành lập một văn phòng đại diện. Bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam xin cung cấp cho bạn các một số thông tin về thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật như sau:

I. Căn cứ pháp lý

- Luật Đầu tư 2014;

-Luật Doanh nghiệp 2014;

-Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

-Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

II. Nội dung tư vấn

1. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài. Được thành lập tại Việt Nam theo các quy định pháp luật nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại

Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng Đại diện tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động sau:

-Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường.

– Xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện.

– Các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Cần lưu ý rằng theo pháp luật Việt Nam, Văn phòng đại diện không được phép cung cấp (các) dịch vụ vì mục đích thu lợi nhuận trên danh nghĩa của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài.

* Hồ sơ bao gồm:

-Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

-Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Bản sao này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

* Các tài liệu cần dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự:

- Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh

- Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:

+ Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

+ Điều lệ công ty;

+Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất

* Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Cách gửi: - Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến cơ quan cấp giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện

Cơ quan cấp giấy phép: Sở Công Thương hoặc Ban quản lý tùy trường hợp việc lập Văn phòng đại diện có hay chưa được quy định tại Văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

3. Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Khi thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài quý khách cần lưu ý những vấn đề pháp lý sau:

* Hoạt động chính của Văn phòng đại diện

-Không thực hiện những hoạt động với vai trò sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam mà thực hiện xúc tiến thương mại theo những quy định có trong luật.

-Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài;

-Giao kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua vật dụng cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng…

* Số lượng Văn phòng đại diện

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng một tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

* Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

* Tên Văn phòng đại diện:

Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” và phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

* Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.

Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

* Người đứng đầu của Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền và phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

-Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

-Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

-Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

* Quyền, Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong quá trình hoạt động tại Việt Nam theo quy định pháp luật Việt Nam.

Văn phòng đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và phù hợp với nội dung Giấy phép.

Trên đây là những ý kiến của chúng tôi về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam hân hạnh đồng hành cùng khách hàng trong việc giải quyết mọi vấn đề pháp lý. Hãy liên hệ với chúng tôi để được sử dụng dịch vụ tư vấn một cách tốt nhất.

(Nguyễn Hoa)

Để được tư vấn chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà đa năng, Số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội.

ĐT: 0989.386.729; Email: [email protected]

Website: https://htc-law.com; https://luatsuchoban.vn

---------------------------------------------

Xem thêm bài viết có liên quan:

- Thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

- Tư vấn thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài

- Điều kiện thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài