Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là thủ tục đơn giản hơn và nhanh hơn việc thành lập công ty 100% vốn nước ngoài hoặc thành lập công ty liên doanh. Đây lựa chọn của đa phần các doanh nghiệp nước ngoài muốn đầu tư kinh doanh tại thị trường Việt Nam khi mới bước chân vào thị trường.

Quý khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động (kinh doanh), tuy nhiên lại chưa nắm rõ về các thủ tục pháp lý cũng như là các công việc cần thiết để thành lập một văn phòng đại diện. Để có thể thực hiện các thủ tục này một cách nhanh chóng, không tốn thời gian đi lại, không phải đau đầu suy nghĩ về những thủ tục pháp lý rườm rà, Quý khách hãy sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam.

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Để thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, Quý khách cần có các điều kiện sau:

- Là thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

1.1 Ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Thứ nhất, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài hàng năm.

Thứ hai, văn phòng đại diện đươc tạo được tính tiện lợi khi giao tiếp, có thể thuận lợi đối với việc trình bày đến khách hàng sản phẩm của mình.

1.2 Nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Thứ nhất, văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị cho doanh nghiệp chứ không có những chức năng chủ yếu của doanh nghiệp.

Thứ hai, văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán sản phẩm mà phải thông qua doanh nghiệp.

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

HTC Việt Nam giúp thực hiện thành lập văn phòng đại diện đơn giản, nhanh chóng

HTC Việt Nam giúp thực hiện thành lập văn phòng đại diện đơn giản, nhanh chóng.

Khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, Quý vị cần thực hiện các thủ tục như sau:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

- Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Bản sao này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

- Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế (dịch công chứng).

- Bản sao hợp lệ Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Bản sao hợp lệ Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

- Thư ủy quyền do đại điện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.

3. Chi phí thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Theo Điều 4 Thông tư số 143/2016/TT-BTC, thì mức thu lệ phí cấp mới Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là 3.000.000 (ba triệu) đồng/Giấy phép, lệ phí được thu bằng Đồng Việt Nam (VĐN)

Với những ngành nghề đăng ký, và mục đích hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam công ty Luật HTC Việt Nam sẽ có mức chi phí và thời gian khác nhau. Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với chuyên viên tư vấn của chúng tôi để tiết kiệm thời gian của bạn trong quá trình cấp giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện.

4. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

4.1 Thủ tục khắc dấu và thông báo mẫu dấu

Doanh nghiệp cần tiến hành khắc dấu tại cơ quan có thẩm quyền, nội dung của con dấu cần những điều kiện như:

Chủ doanh nghiệp quyết định số lượng, mẫu dấu, nội dung phù hợp điều lệ công ty

Tên của văn phòng đại diện phải được ghi trên mẫu con dấu

Mẫu dấu có thể thêm các ngôn ngữ, ký hiệu trừ: Quốc huy, quốc kỳ, Đảng kỳ…

4.2 Treo biển tại văn phòng đại diện

Sau khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì cần phải treo biển hiệu gắn tại văn phòng đại diện, biển hiệu của văn phòng cần đảm bảo các quy định theo đúng pháp luật, viết bằng tiếng Việt, nếu là chữ nước ngoài thì cần viết nhỏ hơn tiếng Việt.

4.3 Mở tài khoản cho văn phòng đại diện

Việc mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện cần tuân theo những điều kiện sau:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Tờ khai mở tài khoản.

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.

Bản sao chứng thực CMND, CCCD của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Bản sao chứng thực CMND, CCCD của người giao dịch với ngân hàng.

=> Tham khảo thêm: Thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài

4.4 Nộp thuế đối với văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện cần thực hiện các hoạt động giống như doanh nghiệp mẹ, tuy nhiên không cần phải đóng thuế môn bài. Tuy nhiên vẫn cần đóng thuế thu nhập cá nhân đối với nhân viên của văn phòng đại diện.

4.5 Thông báo hoạt động của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài cần thông báo phát hành tại Việt Nam trong 3 số liên tiếp trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày được cấp phép đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Sau 45 ngày được cơ quan có thẩm quyền cấp phép, văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và phải thông báo cho Sở Công thương về việc mở cửa văn phòng đại diện.

5 Các câu hỏi thường gặp liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện

5.1 Văn phòng đại diện có phải xuất hóa đơn VAT không?

Văn phòng đại diện không phải là người nộp các loại thuế như thuế VAT, thuế TNDN… không cần phải hạch toán, kê khai hóa đơn đầu vào với hàng hóa, dịch vụ mua vào.

5.2 Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện là người chịu trách nhiệm chính về kết quả kinh doanh của văn phòng đại diện, các hoạt động của văn phòng đại diện không được tự ý tổ chức hay tự ý hoạt động mà phải được ủy quyền của doanh nghiệp.

Việc ủy quyền thông qua bằng văn bản, mọi hình thức ủy quyền khác đều không được pháp luật công nhận.

5.3 Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Khoản 1 Điều 84 BLDS đã quy định: “Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân”

5.4 Văn phòng đại diện có được phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Bộ Tài chính cũng có văn bản số 15865/BTC-CST và tổng cục thuế có công văn 658/TCT-CS đều khẳng định: “đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.”

Do vậy, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

6 Tại sao nên chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài của HTC Việt Nam?

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài.

Lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam là sự lựa chọn hoàn hảo bởi các lý do sau:

- Là Công ty Luật uy tín, chuyên nghiệp, được nhiều khách hàng đánh giá cao.

- Không phải đi lại nhiều, mất nhiều công đoạn rườm rà gây mất thời gian và tiền bạc.

- Không phát sinh thêm chi phí.

- Đảm bảo nhận hồ sơ tận tay.

7. Hiện Công ty Luật TNHH HTC Việt Nam có các dịch vụ sau

- Tư vấn luật và hoàn thiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

+ Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Tư vấn về điều kiện thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Tư vấn và thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.

+ Tư vấn và soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Đại diện cho khách hàng thực hiện các thủ tục hành chính thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài:

+ Đại diện cho khách hàng thực hiện công việc liên quan tại các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để đăng ký thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

+ Đại diện cho khách hàng nộp hồ sơ tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

+ Theo dõi và thúc đẩy tiến độ thẩm định Giấy phép tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Đại diện cho khách hàng đăng ký và khắc con dấu của Văn phòng đại diện.

+ Dịch thuật mọi giấy tờ tài liệu cần thiết cho việc cấp Giấy phép.

- Kết quả thành lập văn phòng đại diện, bàn giao cho khách hàng:

- Tư vấn pháp lý sau khi thành lập:

+ Giấy chứng nhận Đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện (Bản gốc và bản sao).

+ Dấu tròn của Văn phòng đại diện và Giấy xác nhận Thông báo mẫu dấu công ty lên

Cổng thông tin Doanh Nghiệp Quốc Gia.

+ Tư vấn pháp lý về hoạt động của Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam (qua

điện thoại, email, thư, fax).

+ Tư vấn pháp lý về nội bộ của Văn phòng đại diện.